Foto ter illustratie
Volledig scherm
Foto ter illustratie © anp

Nieuw ict-debacle kost politie weer miljoenen

Opnieuw heeft de overheid zich vertild aan een groot ict-project. De vervanging van het digitale archief van de Nationale Politie kost miljoenen euro's extra, blijkt uit onderzoek door deze krant.

De politie moddert al jaren aan met de invoering van een ict-systeem waarin alle documenten van het politiekorps gearchiveerd en beheerd kunnen worden, Documentum. Dit systeem werd in 2013 aangeschaft en draait nog altijd niet volledig. De schade loopt in de miljoenen euro's.

De aankoop van Documentum is totaal onderschat, blijkt uit stukken die in handen zijn van deze krant. Al in 2014 constateerde de politietop dat 'het softwarepakket meer complex is dan vooraf ingeschat'. Politie-ict'ers snapten niet hoe het digitale archief werkt. Het systeem bleek bovendien erg traag te werken op politiecomputers.

,,We zijn in de praktijk gestuit op zaken waar vooraf geen rekening mee is gehouden", bevestigt een woordvoerder van de korpsleiding. ,,Het nieuwe systeem biedt veel mogelijkheden. Het vergt kennis en ervaring om die mogelijkheden te ontdekken en te benutten. Dat duurt langer dan gedacht."

Vorig jaar werden externe consultants ingevlogen om het systeem alsnog op de rails te krijgen. Dat lukte niet op tijd: de politie moest begin dit jaar 2,5 miljoen euro neertellen om de voorloper van Documentum, Corsa, langer in de lucht te houden.

Vertraagd
Dat bedrag komt bovenop de 12,7 miljoen euro die tot eind vorig jaar was uitgegeven aan het nieuwe systeem. Het merendeel daarvan ging op aan licentiekosten en onderhoud. Daarnaast werden 51.000 manuren in het project gestopt.

,,De korpsleiding staat nog achter Documentum", laat een woordvoerder weten. ,,Uiterlijk in juni van dit jaar moeten alle eenheden ermee werken." De invoering is ongeveer een jaar vertraagd. Op dit moment wordt het systeem in zes van de tien politie-eenheden gebruikt.

Vernieuwing van het digitale archief is al jaren broodnodig. De politie produceert jaarlijks zo'n 16 miljoen documenten. Die rapporten, verslagen, brieven en aangiftes worden binnen het politiekorps op allerlei verschillende manieren opgeslagen en bewaard. Dat werkt inefficiënt en tijdrovend. ,,De beveiliging, betrouwbaarheid en validiteit van documentstromen is niet te waarborgen", waarschuwde de politie in 2012 al in een intern rapport.

Onvoldoende expertise
De overheid heeft vaak onvoldoende expertise in huis om een aanbesteding zo te formuleren dat het aan de daadwerkelijke wensen voldoet'', zegt Chris Verhoef, hoogleraar Informatica aan de Vrije Universiteit Amsterdam. ,,Een softwarepakket als Documentum klinkt al snel als 'af', maar je moet het inrichten en aanpassen. Daardoor loopt een traject vaak uit de klauwen."

De extra kosten voor de invoering van Documentum - onder meer voor inhuur van externe deskundigen - lopen in de miljoenen euro's. Bij Verhoef wekt dat geen verbazing. ,,De kosten worden vooraf bijna altijd te laag ingeschat.''