‘De meeste vergaderingen zijn een regelrechte aanslag op de menselijke ziel’
Hoe zorg je ervoor dat een vergadering nuttig is? Een team Amerikaanse deskundigen op het gebied van menselijke prestaties - van neurowetenschappers tot topsportcoaches - kwam onlangs bijeen om die vraag te beantwoorden. Zij bespraken de laatste wetenschappelijke vondsten voor een vergadering waar je wél wat aan hebt.
Delen per e-mail
Vergaderen, niet veel werknemers zullen een gat in de lucht springen als dat op de agenda staat. Met hoeveel deskundige mensen je ook in een ruimte zit, op de een of andere manier worden er zelden spijkers met koppen geslagen in zo’n overleg - dat meestal ook nog uitloopt.
Hoe maak je van een vergadering iets waar de deelnemers en de organisatie nu écht baat bij hebben? Om dat dilemma op te lossen kwam een team specialisten op het gebied van superieure menselijke prestaties - hartchirurgen, voormalige elitemilitairen, basketballcoaches uit de NBA, neurowetenschappers en spirituele leiders - onlangs bijeen in een vergaderzaal van Stanford University, meldt de BBC.
Moonshot
Daar bespraken zij het probleem bij een zogeheten Moonshot Summit, een term die normaal wordt gebruikt voor discussies over belangrijke zaken met een schier onmogelijk te behalen doel (zoals het bereiken van de maan ooit was voor de wetenschappers van NASA).
Juist omdat vergaderen zoiets doodgewoons is, zouden we er meer aandacht aan moeten besteden, vinden de organisatoren van de bijeenkomst. Om immers tot de oplossing voor de grote kwesties te komen, zullen mensen bij elkaar in een kamertje moeten komen, informatie moeten uitwisselen en tot besluiten moeten komen. ,,Het bespreken van standpunten is zo’n essentieel onderdeel van een team of organisatie, maar het is iets waar we nauwelijks acht voor hebben’’, verklaart consultancyexpert Andy Walshe.
Vergaderen is vaak verre van productief, ziet hij. ,,Je richt je op het grote plaatje, maar als je niet effectief met elkaar communiceert, wordt de benodigde informatie niet goed gedeeld en begrijp je elkaar niet. Een slechte vergadering is de aanzet tot alle andere slechte beslissingen binnen een organisatie.’’
Een slechte vergadering is de aanzet tot alle andere slechte beslissingen binnen een organisatie
Deelnemer Sue Philips, mede-oprichter van een onderzoeksbureau, vindt de huidige manier van vergaderen een kwalijke zaak. ,,Ik geloof echt dat de meeste vergaderingen een regelrechte aanslag zijn op de menselijke ziel’’, zegt ze. ,,Mensen worden erdoor gereduceerd tot slechts hun functionele waarde. Wie zij zijn maakt op dat moment en op die plek helemaal niet meer uit.’’
Hittesensoren
De hamvraag: deze vergadering over vergaderen, leidde dat wel ergens toe? Creatieve ideeën kwamen er zeker uit de brainstormsessies: laat iedereen dezelfde kleur overall dragen om hiërarchische verschillen tegen te gaan, wissel stukken van tevoren uit en laat deelnemers elkaars ideeën presenteren, of richt de ruimte in met hittesensoren zodat de gespreksleider kan zien of iemand blij of juist gestrest raakt tijdens de discussie. Nog radicaler: schrap alle vergaderingen en kijk wat er uit de daarop volgende chaos ontstaat.
Of een organisatie het aandurft om dergelijke rigoureuze maatregelen te treffen, is de vraag. Toch zijn er wat kleine ingrepen die een groot effect kunnen hebben, zegt Joe Allen, organisatiepsycholoog aan de universiteit van Utah en gespecialiseerd in het onderwerp vergaderen.
Dit zijn Allens punten om tot een betere vergadering te komen:
1. Nodig alleen de mensen uit die erbij moéten zijn: alleen deelnemers wiens expertise noodzakelijk is voor de uit te voeren taken, moeten een uitnodiging krijgen.
2. Laat de tijdsduur afhangen van het doel van de vergadering: probeer zo kort mogelijk de tijd te nemen voor de vergadering. Ga dus geen uur door omdat dat nu eenmaal zo ingepland staat als je na 27 minuten al bereikt hebt wat je nodig had.
3. Ga verstandig om met agendapunten. Een gedetailleerde agenda is nuttig voor deelnemers om zich goed voor te bereiden, maar wordt waardeloos als de punten niet aan bod komen. Zorg dat de discussie over het geplande onderwerp blijft gaan.
4. Kom te vroeg - of tenminste op tijd. Met te laat komen verspil je ieders tijd. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat een paar minuten kletsen over koetjes en kalfjes voor de vergadering ervoor zorgt dat mensen zich daarna meer op hun gemak voelen om zich in de discussie te mengen.
5. Evalueer. Direct na de vergadering moeten discussieleiders de notulen en afgesproken actiepunten rondsturen en daarbij duidelijk de deelnemers aanwijzen die hiermee aan de slag gaan.
Bekijk hieronder ook de tips van coach Charlotte van 't Wout om slimmer te vergaderen:
Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!
Verder in het nieuws
-
PREMIUM
Dienstverbanden van 50 jaar straks geen uitzondering meer, hoe houden werknemers het vol?
Hoe populair jobhoppen tegenwoordig ook is, een trouwe groep Nederlandse werknemers heeft nog steeds ‘een baan voor het leven.’ Met de verhoging van de pensioenleeftijd zullen dienstverbanden in de toekomst alleen maar langer worden, tot wel 50 jaar of meer. Maar hoe houd je personeel zo lang scherp aan het werk? -
Heb jij misschien een burn-out? Doe de test!
Een burn-out wordt niet altijd goed herkend door werknemer en werkgever, constateert burn-outexpert Mascha Mooy. Ze schreef er het boek Bye Bye Burnout over, een praktische handleiding om burn-out te overwinnen. Weten of jij misschien een burn-out hebt? Doe deze test uit het boek. -
Uber heeft aparte toiletten voor partners en chauffeurs: ‘Ik voelde me buitengesloten’
Taxidienst Uber heeft op verschillende Amerikaanse vestigingen mooie toiletten voor de partners maar taxichauffeurs die voor Uber werken moeten hun behoefte doen op een andere – minder luxe - wc. -
PREMIUM
Boerin zoekt boerderij: 23-jarige Cecile droomt van eigen melkveehouderij
Boerin zoekt boerderij. Met die advertentie probeert de 23-jarige Cecile Bicknese uit Maassluis eigenaren van melkveehouderijen die geen opvolger hebben, te verleiden het gesprek met haar aan te gaan. ,,Ik kan zo aan de slag.’’ -
Gezocht: lezersvragen over carrière, salaris en solliciteren
Wil je opslag maar weet je niet hoe je dat moet regelen, twijfel je of je een andere baan moet zoeken, of weet je nooit wat je moet zeggen in een sollicitatiegesprek? Wat je vraag op loopbaangebied ook is, de Carrière Mentors van Nationale Vacaturebank staan voor je klaar.
-
PREMIUM
interview Jort (16) draagt het liefst een pak en is ondernemer: ‘'Jongeren denken niet out of the box, we zijn het!’
Met zijn 16 jaar is Amersfoorter Jort Verhage nu al een aanstormend talent in het bedrijfsleven. Sinds zijn recente lancering van De Hofnar, een beweging van jongeren die beslissers in diverse branches van onbevangen advies voorzien, staat de telefoon van de scholier van het JvO-gymnasium roodgloeiend. -
Krijg het laatste nieuws over werk en carrière gratis in je mailbox
Wil je alles weten over werk, carrière en nieuwe ontwikkelingen op de arbeidsmarkt? Abonneer je vandaag nog op de Werkt-nieuwsbrief en krijg het laatste nieuws, rubrieken, columns en tips voor jouw loopbaan direct in je mailbox. Klik hier om je aan te melden. -
Fraaie baard leverde dakloze Xavier (51) een carrière op als model
Xavier Malice (51) zwierf al jaren als dakloze door de straten van de Belgische stad Tournai, toen op een dag een casting director langsliep. Zo onder de indruk was zij van Malice's voorkomen dat ze hem overhaalde mee te doen aan een modellencasting, met succes.