Teamfoto van het derde damesteam van volleybalclub WIK uit Groot-Ammers. Dergelijke foto's mogen straks alleen nog op een clubwebsite na toestemming van de leden. © Volwerk Fotografie

Veel vragen over sportfoto's door nieuwe privacywet

Nu de deadline voor de nieuwe privacywet in zicht komt, proberen sportclubs en verenigingen van eigenaren massaal op het laatste moment aan de nieuwe eisen te voldoen. Ondertussen stelt de Autoriteit Persoonsgegevens dat ze geen mensen genoeg heeft om de nieuwe wet goed te gaan controleren.

Cyril Rosman 11-05-18, 03:00 Laatste update: 01-02-19, 16:54

Mogen we als vereniging straks nog wel teamfoto’s of wedstrijdfoto’s op onze site zetten?

Grote bedrijven zijn er vaak al maanden mee bezig, maar veel vrijwillige bestuursleden van sportclubs of de secretaris van de VvE in het appartementencomplex beseffen nu pas echt: de nieuwe privacywet die 25 mei ingaat geldt ook voor hen. ,,We krijgen nu 1000 telefoontjes per week. Op een bijeenkomst waar we 50 verenigingen hadden verwacht, waren er 125'', zegt Daan Hogendijk van de stichting AVG, dat een stappenplan heeft opgesteld dat verenigingen en stichtingen helpt aan de nieuwe wet te voldoen. Een maand geleden hadden zich 3000 clubs gemeld. ,,Inmiddels zijn er 9000 verenigingen mee bezig.'' Er zijn ruim 25.000 sportclubs in Nederland.

De nieuwe (Europese) privacywet, officieel de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), maakt de regels voor het opslaan van data en persoonsgegevens veel strenger. De AVG geldt zowel voor multinationals als voor een moestuinvereniging met 25 leden. Ook dergelijke kleine verenigingen moeten gaan vastleggen over welke persoonsgegevens ze beschikken, wat ze daarmee doen, wie er bij kan en hoe ze beveiligd zijn.

Hogendijk: ,,De meeste vragen die we binnenkrijgen gaan over foto’s: mogen we als vereniging straks nog wel teamfoto’s of wedstrijdfoto’s op onze site zetten? Ja, dat mag, maar je moet wel toestemming van de leden hebben.'' Ook vragen veel clubs zich af hoe ze die toestemming van minderjarigen moeten krijgen en hoe ze die precies moeten vastleggen.

VvE's: een mail over een rollator bevat medische persoonsgegevens

Ook duizenden Verenigingen van Eigenaren moeten alle zeilen bijzetten om aan de nieuwe regels te voldoen. ,,We merken nu een enorme belangstelling'', zegt Kees Oomen van de Stichting VvE Belang, waarbij zo’n 300.000 eigenaren van appartementen zijn aangesloten.

Er zijn in totaal 125.000 VvE’s in Nederland. Die verenigingen maken zich niet zo’n zorgen over foto’s, maar wel over medische gegevens. Die gelden in de nieuwe wet als 'bijzondere persoonsgegevens' waarvoor nog strengere opslageisen gelden. ,,Als een buurman jou als bestuurder van de VvE in je appartementencomplex een mail stuurt, waarin hij meldt dat hij aanpassingen in het gebouw wil, omdat hij een rollator of scootmobiel heeft, dan beschik je daarmee over medische gegevens.''

En zo'n mail mag je niet achteloos doorsturen. Ook moeten de VvE’s noteren hoe ze omgaan met bijvoorbeeld bewakingscamera’s of kentekenregistratie in de parkeerkelder. Oomen: ,,Als je er niet mee bezig bent als VvE merk je er nu niets van, maar als het een keer misgaat, heb je wel een probleem. Je moet kunnen aantonen dat je bezig bent om je aan de wet te houden.''

Boetes

Dat 'misgaan' kan een datalek zijn of een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de instantie die de nieuwe wet moet gaan controleren. Bedrijven en instellingen die aantoonbaar lak hebben aan de privacyregels kunnen forse boetes krijgen, en dat geldt ook voor bestuurders van verenigingen.

De AP stelde deze week eigenlijk te weinig mensen te hebben om de wet goed te kunnen controleren: daar zou ze 270 mensen voor nodig hebben, terwijl er nu 122 mensen bij de AP werken. Een woordvoerder laat weten dan ook niet direct na 25 mei boetes te gaan opleggen. ,,We hebben geen cijfers over hoe de voorbereiding verloopt, maar we zien 25 mei met vertrouwen tegemoet.''