Jolanda van Velsen
Volledig scherm
Jolanda van Velsen © Sophie Oelrich Fotografie

Jolanda (40) is virtual professional: ‘Veel mensen denken dat ik secretaresse op afstand ben’

Wat doet een...Wie ons banenlandschap bekijkt, ziet bijzondere functies voorbijkomen. Een field service engineer, een lab technician of een assemblagemedewerker: we hebben ze blijkbaar hard nodig, maar waarvoor en waarom? In deze serie vertelt elke week iemand over zijn of haar beroep. Vandaag: virtual professional Jolanda van Velsen (40).

Kun je vertellen wat je werk inhoudt? Is een ‘virtual assistent’ (VA) niet gewoon een hippe benaming voor een secretaresse?
,,Nou, eigenlijk niet. Ik weet dat veel mensen denken dat het een secretaresse is die op afstand werkt, maar ik zie het als meer dan dat. Ik ondersteun ondernemers op afstand en op flexibele basis en fungeer daarnaast als sparringpartner. Daardoor kunnen zij zich meer focussen op hun bedrijf, op zaken waar ze wel energie van krijgen. Ik heb me gespecialiseerd in office- en HR-support. Maar er zijn ook VA’s die zich specialiseren in andere werkzaamheden: in technische ondersteuning of onlinemarketing, bijvoorbeeld.”

Je moet een pro zijn in werken op afstand, daar kan een groot gedeelte van Nederland op dit moment veel van leren.
,,Ik probeer werkdagen net zo in te richten als toen ik nog op kantoor werkte. Ik denk dat het belangrijk is dat je een bepaalde structuur en planning aanhoudt en je werkplek inricht op een manier waarbij je zonder afleiding kunt werken.” 

Voor hoeveel klanten werk jij tegelijkertijd? 
,,Ik heb vijf opdrachtgevers waar ik wekelijks werkzaamheden voor verricht. Daarnaast een aantal waar ik op projectbasis voor werk.” 

Dat betekent dat je goed moet kunnen schakelen? 
,,Dat is inderdaad een van de vereiste eigenschappen. Ik probeer bepaalde blokken in te plannen waarin ik voor specifieke klanten werk, maar ik moet ook flexibel zijn. Op een dag moet ik kunnen schakelen tussen heel uiteenlopende taken en opdrachtgevers. Ik krijg regelmatig van klanten te horen dat ze niet merken dat ik ook andere opdrachtgevers heb. Dat zie ik als een compliment.”

Quote

Ik krijg regelmatig van klanten te horen dat ze niet merken dat ik ook andere opdrachtge­vers heb

Wat zijn andere eigenschappen waarover een VA moet beschikken? 
,,Ik denk dat je als VA ook een groot verantwoordelijkheidsgevoel moet hebben. Klanten vertrouwen op jouw kennis en ze kunnen niet zien wat je aan het doen bent en op welk moment. Dat vraagt ook verwachtingsmanagement. Het is heel belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt over deadlines zodat zij weten wanneer ze bepaalde werkzaamheden kunnen verwachten.”

Is dat nog nooit misgegaan, heb je nooit een deadline gemist? 
,,Nee, eigenlijk niet, ik kan altijd schuiven met de tijden waarop ik werk. Wel krijg ik soms te maken met taken die ik nog niet eerder heb uitgevoerd. Dan is het lastig om in te schatten hoe lang je ermee bezig bent. Als je daar transparant in bent, merk ik dat opdrachtgevers ook flexibel zijn.”  

Je werkt als zelfstandige. Wat betekent deze coronacrisis voor jouw werk? 
,,Er zijn klanten die nu meer tijd hebben om zelf werkzaamheden uit te voeren, waardoor het aantal uren lager ligt dan normaal. Bij andere klanten zie ik ook mogelijkheden, ze ontdekken bijvoorbeeld het videobellen, waardoor afspraken toch door kunnen gaan.” 

Quote

Veel klanten ontdekken het videobel­len, waardoor afspraken toch door kunnen gaan

Jolanda van Velsen

Is dit je droombaan?
,,Ik wist altijd al wel dat ik wilde gaan ondernemen en iets in de dienstverlening wilde doen. Ik had één groot voorbeeld en dat was mijn moeder, die werkte als managementassistent. Als puber ging ik mee naar kantoor om haar te helpen. Ik denk dat daar de passie is ontstaan voor ontzorgen en ondersteunen, daarna ben ik een opleiding gaan volgen bij Schoevers, de enige particuliere opleiding die er op dat moment mogelijk was voor dit vak. Of ik dit tot mijn pensioen blijf doen, geen idee. Voorlopig zeker, want de ontwikkelingen volgen elkaar snel op en er is meer dan voldoende uitdaging.” 

Dus helemaal niets te klagen? 
,,Ik klaag niet over mijn werk. Wat ik wel heb ervaren is dat je als ondernemer ook op de voorgrond moet treden in gesprekken met potentiële klanten. Ik ben vrij bescheiden aangelegd, maar ik moet mezelf verkopen. En dat betekent dat ik soms uit mijn comfortzone moet treden en dingen die ik vanzelfsprekend vind, zoals service en kwaliteit, extra moet benoemen.” 

Quote

Ik had één groot voorbeeld en dat was mijn moeder die werkte als management assistent

Jolanda van Velsen

Assistants gezocht!

Ben jij enthousiast geworden over het werk dat Jolanda doet? Hieronder lichten we een aantal relevante vacatures uit: 

Als Management Assistant bij 123inkt ondersteun je het managementteam op allerlei vlakken. Wat voor jou? De vacature staat nog steeds open.

Von Gahlen zoekt een Office Assistant, een duizendpoot die het eerste aanspreekpunt is voor zowel klanten, bezoekers als collega’s.

Bij Dierenapotheek.nl zijn ze op zoek naar een fulltime allround Office Manager die alle (financiële) administratie regelt binnen het bedrijf. 

Ga je solliciteren en wil je graag een videosollicitatie maken? Dit zijn de tips van Mourad om videovalkuilen te vermijden en een sollicitatievideo te maken die geheid indruk maakt: