Volledig scherm
Het Noordelijk Belastingkantoor in Groningen © Google Streetview

Reconstructie: duizenden fouten met aanslagen, dit is er mis bij het Noordelijk Belastingkantoor

Het klonk zo mooi: een kostenbesparing op het innen van belastingen in het Noorden door samen te werken. Het liep anders. Het Noordelijk Belastingkantoor zit met een strop van 3 miljoen en de ICT-problemen lijken voorlopig nog niet opgelost. Waar ging het mis?

De gemeente Groningen en de drie noordelijke waterschappen, Hunze en Aa’s, Noorderzijlvest en Wetterskip Fryslân, beginnen in januari 2018 met een nieuwe organisatie, het Noordelijk Belastingkantoor. Het doel: het innen van belastingen goedkoper maken door samenwerking. Andere gemeenten moeten in de toekomst kunnen aanhaken zodat de kosten per deelnemer nog verder omlaag kunnen.

Van start in 2018

In januari 2018 gaat het kantoor van start. Vanaf het begin maakt het kantoor gebruik van ICT-voorzieningen bij de gemeente Groningen.

Voor een nieuw systeem voor het heffen en innen van de belastingen wordt GouwIT, een bedrijf in Zaltbommel gespecialiseerd in belastingsystemen, ingeschakeld. Daar beginnen de problemen. Eind vorig jaar gaat de ingebruikname van het GouwIT-systeem moeizaam. Het systeem is niet op tijd klaar, functioneert slecht en voldoet niet aan de gestelde eisen.

Chaos

Het gevolg: inwoners krijgen te maken met chaos. Bij het opleggen van de belastingaanslagen worden duizenden fouten gemaakt en er ontstaan grote achterstanden bij de afhandeling. De hoge werkdruk leidt tot veel langdurig zieken, ongeveer zes procent. Het Noordelijk Belastingkantoor moet extra personeel inhuren om achterstanden handmatig weg te werken.

In januari verschijnt een rapport van kantoor Verdonk Klooster & Associaties (VKA) naar de risico’s van de ICT-problemen bij het Noordelijk Belastingkantoor. Volgens het rapport werkt het systeem van GouwIT nog altijd niet naar behoren en is er geen zicht op wanneer het wel goed gaat werken.

Verantwoordelijkheden niet waarmaken

Ook de ICT-afdeling van de gemeente Groningen, die moet zorgen voor een vloeiend gebruik van computersystemen en data, functioneert niet goed. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen het Noordelijk Belastingkantoor, Groningen ICT en GouwIT is onduidelijk. De partijen kunnen hun eigen verantwoordelijkheden niet waarmaken.

Een week voordat het kritische rapport verschijnt krijgt directeur Paulien Geerdink op 3 januari 2019 een aanstelling voor onbepaalde tijd bij het Noordelijk Belastingkantoor.

Systemen ‘ontzettend ingewikkeld’

Groningen ICT krijgt er opnieuw van langs in een interne voortgangsrapportage van 8 april 2019. Hierin staat dat de systemen van Groningen ICT ontzettend ingewikkeld zijn.

Zo kost het soms maanden om apparatuur van het belastingkantoor aan te sluiten op de ICT-omgeving van Groningen. Deze aansluiting is volgens het belastingkantoor onmisbaar. Het belastingkantoor dringt aan op een onderzoek. Vanuit Groningen ICT blijft het stil.

Twee onderzoeken

Terwijl de problemen met de ICT voortduren, laat het dagelijks bestuur van het belastingkantoor twee onderzoeken doen naar de organisatie. Daaruit blijkt dat het niet alleen rommelt op ICT-gebied maar ook binnen de eigen organisatie.

Het Noordelijk Belastingkantoor is volgens de onderzoeken een organisatie met verschillende eilandjes. Daarop doet iedereen zijn of haar eigen ding, maar wordt niet gekeken naar het grotere geheel. Er is sprake van een bedrijfscultuur waarin medewerkers elkaar onvoldoende aanspreken op rechten, plichten, afspraken en resultaten. Daardoor worden de doelen van de organisatie niet bereikt.

Nieuwe directeur

Directeur Geerdink vertrekt op 28 mei. Ze verruilt haar vaste contract bij het Noordelijk belastingkantoor voor een tijdelijke functie als senator voor de VVD in de Eerste Kamer.

Haar opvolger is Hans Hulsing. Hij werkt nu nog bij de gemeente Groningen als directeur Sociale Zaken en Werk, heeft ervaring met ICT en is bekend met GouwIT en ICT Groningen. Hij krijgt de taak om het Noordelijk Belastingkantoor weer vlot te trekken.