Het is de bedoeling dat de verenigingen op woensdagmiddag 5 januari de bomen innemen op een door de gemeente aangewezen locatie, een vergoeding betalen (50 cent) aan iedereen die zijn boom komt inleveren en eventuele kruisen en achtergebleven kerstboomversieringen verwijderen. Clubs en verenigingen moeten zelf voor handschoenen en iets te eten of te drinken zorgen.

Afhankelijk van de inzamellocatie moeten er één of twee vrijwilligers aanwezig zijn, in Woudrichem vier. Vrijwilligers moeten bovendien minimaal 16 jaar zijn en ten minste één persoon op die locatie moet 18 jaar of ouder zijn. In totaal zijn er 21 locaties. Als er voor een plaats meerdere inschrijvingen zijn, loot de gemeente tussen de inschrijvers.

Verenigingen die belangstelling hebben, kunnen zich inschrijven via de website van de gemeente. Daar zijn ook de adressen van de 21 ophaallocaties te zien.