Flexwerken: er zijn 6000 mensen, op kantoor is plek voor slechts een deel van hen
Flexwerken is niet: breek alle muren af en geef iedereen een laptop. Dan gaat het fout, weet Floris Vrasdonk, schrijver van het boek Wie heeft mijn werkplek gepikt. Er moeten allerlei afspraken opnieuw gemaakt worden.
Delen per e-mail
Hét verhaal over werkplekken dit jaar komt uit Den Haag. In het onderkomen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is het al het hele jaar zoeken naar een werkplek. Bij de ministeries werken zo’n 6000 ambtenaren, maar er is op drukke dagen niet genoeg plek voor iedereen om op de plek te zitten waar ze willen; bureauplekken of overlegplekken.
,,Soms staat er een rij bij de poortjes bij de ingang”, zegt een medewerker buiten bij de entree. ,,Maar ik ben gelukkig één keer in de twee weken vrij op dinsdag. Dat scheelt.” Een ander zegt: ,,Je moet gewoon op tijd komen, dan is er niet zoveel aan de hand.” Zijn buurman: ,,Kijk, het is net waar je vandaan komt en wat je gewend bent. Ik vind het zelf niet zo'n probleem.” Ze willen alleen anoniem reageren.
Floris Vrasdonk weet wel waar het mis gaat bij ‘flexwerken’. ,,Wat je altijd ziet bij mislukte projecten, kantoren waar het te druk of te stressvol is, dat de werkgever heeft gedacht: ik breek alle muren door en ik geef iedereen een laptop.” Floris Vrasdonk is partner bij adviesbureau Doenker en bij bureau Lumage en schrijver van het boek Wie heeft mijn Werkplek gepikt.
Je moet volgens hem allerlei afspraken opnieuw maken. Hoe gaan we met elkaar om als je niet op kantoor werkt, hoe vind ik je in het pand, als je je telefoon niet opneemt, bel je dan terug? ,,Het is heel belangrijk om daaraan te werken”, aldus Vrasdonk. Als het mislukt, schat hij dat dit in 80 tot 90 procent van de gevallen de reden is. Andere oorzaken: slechte wifi, slechte akoestiek of te weinig digitalisering van papieren dossiers. ,,Het staat of valt met de tijd die je besteedt aan anders denken en ander gedrag.”
Wat speelt er op de werkvloer? In deze 5-delige serie spreken we ondernemers, werknemers en pioniers die dit jaar het roer omgooiden. Vandaag aflevering 1: het einde van de vaste werkplekken.
Christina Wessels, promoveerde vorig jaar aan de Rotterdam School of Management (Erasmus Universiteit) op een onderzoek over de effecten van flexwerken. Ze zag dat het invoeren van nieuwe werkplekken geen invloed had op de geestelijke gezondheid, productiviteit of inzet van het personeel. Niet positief, maar ook niet negatief. Heeft het dan wel zin, het invoeren van al die flex-kantoren?
Op vrijdagen kon je een kanon afschieten in een kantoorgebouw
Om te begrijpen waar het flexwerken vandaan komt, moeten we volgens Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings (CfPB), eerst even terug naar het begin van de jaren negentig toen de effecten van de arbeidstijdverkorting zichtbaar werden. Mensen gingen korter werken, en dat betekende dat kantoren vaker leeg kwamen te staan. ,,Op vrijdagen kon je een kanon afschieten in een kantoorgebouw.” Er was op het dieptepunt maar een gemiddelde bezettingsgraad van zo’n 40 procent of zelfs lager. ,,Als baas besef je al gauw dat geld op vastgoed kunt besparen”, aldus Pullen.
Over het algemeen zie je volgens Pullen bereidwilligheid onder werknemers om te flexwerken. ,,Onder de voorwaarde dat er goed naar werkprocessen wordt gekeken: dat er plekken zijn waar mensen zich bijvoorbeeld kunnen terugtrekken voor een overleg.” Afgelopen tien, vijftien jaar is de bezettingsgraad van kantoren gestegen naar 60 tot 65 procent, vertelt Pullen. Rond de 70 procent is redelijk, mits er voldoende diversiteit is aan werkplekken. Meer wordt vaak te vol en te druk. Het CfPB deed onderzoek naar bijvoorbeeld de werkruimte van de eerder genoemde ministeries. Een van de conclusies: de norm van 75 procent bezetting werd regelmatig overschreden.
Waar is mijn collega?
Het vinden van een werkplek of collega blijkt niet alleen in Den Haag een probleem. Daarom introduceren verschillende bedrijven die met flexplekken werken nu ook een systeem waarop te zien is of er nog werkplekken vrij zijn. De gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk hebben vorig jaar bijvoorbeeld de ‘BAR-connect’ ontwikkeld toen ambtenaren op drie locaties mochten werken. Via een plattegrond kunnen mensen zien waar collega’s zijn en welke plekken bezet zijn. ,,Bedrijven die overstappen naar flexwerken, nemen dit soort applicaties mee in de plannen”, ziet Emma Botter van het bedrijf Interactive Blueprints. Zij maken de app ‘FlexWhere’, waarop dit moment door meer dan vijftig bedrijven gebruik van wordt gemaakt. Dat aantal groeit.
,,In principe werkt het zo dat je het kantoor binnenloopt en in de app kunt zien waar nog plek is en waar je collega’s die dag werken”, aldus Botter. ,,Je kunt ook direct zien wat voor soort bureaus het zijn, met een extra scherm of een tafel die je in hoogte kunt verstellen.” Een bureau reserveren? Dat zit er niet in. ,,Dat is niet het idee van flexibel werken”, aldus Botter.
De opkomst van apps is begrijpelijk, vindt Vrasdonk. ,,Als je ziet dat er nog twintig procent van de werkplekken beschikbaar is, kun je ook overwegen om nog even thuis te werken.” Al komt hij ook hier weer terug op het gedrag, want een applicatie kan ‘best handig’ zijn, maar het is geen oplossing. ,,Als er een meeting is in de top, zie je dat er vaak veel mensen ook naar kantoor komen. Die dagen wordt het druk. Als je zo’n meeting op een rustige dag - vrijdag of woensdag - zou plannen, zou dat al schelen.” En thuiswerkdagen zijn ‘geen heilige huisjes’. ,,Daar moet je flexibel in zijn, je kunt ook een andere dag thuiswerken.”
Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
De showrooms zijn weer open, maar ‘Proefrit aan huis is een blijvertje’
Hoewel het weer is toegestaan om fysiek autoshowrooms te bezoeken – zij het beperkt en op afspraak – zal een proefrit aan huis populair blijven. Dat verwacht autozoekwebsite AutoTrack.nl naar aanleiding van een onderzoek onder autokopers. ‘Corona was de aanleiding voor dit idee, maar steeds meer mensen kiezen voor service en gemak van een proefrit op locatie.’ -
Flexwerken neemt toe - staat jouw bureau thuis goed afgesteld?
Het gros van de werknemers (70 procent) werkt minimaal een dag per week op een andere locatie dan het hoofdkantoor, blijkt uit onderzoek. Dat is vaak thuis, maar daar zitten we er vaak scheef en ongezond bij. -
Koken & eten
In deze kibbeling van Albert Heijn zit geen flinter vis (wel rijst en mais)
Het aanbod aan visvervangers op de markt is nog klein. Er is zalm van soja en visvrije tonijn, maar vergeleken bij vleesvervangers blijft het aanbod nog ver achter. Albert Heijn maakt vandaag bekend kibbeling te gaan verkopen zonder vis. -
Vijf tips hoe je moet overleven op kantoor
Geen flauw idee waarom je moet scrummen? Waar in godsnaam je flexwerkplek is? En hoe je tussen de bomen vol disruptie en innovatie het bos nog moet zien? Kantooramazone en jeukwoordenspecialist Japke-d. Bouma geeft tips hoe te overleven op je werk. -
PREMIUM
Werkplek voor ambtenaar? Helaas, je bent te laat...
Vind ik vandaag een werkplek? Veel ambtenaren in Den Haag beginnen hun dag met die vraag. ,,Het is net een stoelendans: altijd minder stoelen dan mensen."
-
8
Verplichte kusjes en knuffels voor oma en opa: doen of niet?
Bijna elke ouder kent de situatie wel: je komt opdagen voor een verjaardag of andere familiebijeenkomst met je kinderen en de tantes, ooms en grootouders komen onmiddellijk aangesneld om je kinderen te overladen met kusjes en knuffels. Natuurlijk is dat goed bedoeld, maar je ziet ook dat je kinderen enigszins overweldigd worden door al die handen, armen en lippen. -
PREMIUM
Henk en Jan stoppen ruim voor pensioen met werken en krijgen daar nog geld voor ook
Ruim voor de pensioengerechtigde leeftijd stoppen met werken. Het is mogelijk voor werknemers die jarenlang zware beroepen uitoefenden. „Als je vanaf je 15de in de bouw werkt, dan ben je er fysiek wel aan toe om te stoppen.” -
PREMIUMGeld & Geluk
Xander en Roos: ‘Onze dochter (2) heeft al 1000 euro op haar spaarrekening’
In deze rubriek vragen we lezers naar hun relatie tussen Geld en Geluk. Door corona verdienen Xander en Roos veel minder, maar omdat de horeca dicht is, geven ze ook minder uit.