Flexwerken: er zijn 6000 mensen, op kantoor is plek voor slechts een deel van hen

Hét verhaal over werkplekken dit jaar komt uit Den Haag. In het onderkomen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is het al het hele jaar zoeken naar een werkplek. Bij de ministeries werken zo’n 6000 ambtenaren, maar er is op drukke dagen niet genoeg plek voor iedereen om op de plek te zitten waar ze willen; bureauplekken of overlegplekken. 

,,Soms staat er een rij bij de poortjes bij de ingang”, zegt een medewerker buiten bij de entree. ,,Maar ik ben gelukkig één keer in de twee weken vrij op dinsdag. Dat scheelt.” Een ander zegt: ,,Je moet gewoon op tijd komen, dan is er niet zoveel aan de hand.” Zijn buurman: ,,Kijk, het is net waar je vandaan komt en wat je gewend bent. Ik vind het zelf niet zo'n probleem.” Ze willen alleen anoniem reageren. 

Floris Vrasdonk weet wel waar het mis gaat bij ‘flexwerken’. ,,Wat je altijd ziet bij mislukte projecten, kantoren waar het te druk of te stressvol is, dat de werkgever heeft gedacht: ik breek alle muren door en ik geef iedereen een laptop.” Floris Vrasdonk is partner bij adviesbureau Doenker en bij bureau Lumage en schrijver van het boek Wie heeft mijn Werkplek gepikt. 

Je moet volgens hem allerlei afspraken opnieuw maken. Hoe gaan we met elkaar om als je niet op kantoor werkt, hoe vind ik je in het pand, als je je telefoon niet opneemt, bel je dan terug? ,,Het is heel belangrijk om daaraan te werken”, aldus Vrasdonk. Als het mislukt, schat hij dat dit in 80 tot 90 procent van de gevallen de reden is. Andere oorzaken: slechte wifi, slechte akoestiek of te weinig digitalisering van papieren dossiers. ,,Het staat of valt met de tijd die je besteedt aan anders denken en ander gedrag.” 

Christina Wessels, promoveerde vorig jaar aan de Rotterdam School of Management (Erasmus Universiteit) op een onderzoek over de effecten van flexwerken. Ze zag dat het invoeren van nieuwe werkplekken geen invloed had op de geestelijke gezondheid, productiviteit of inzet van het personeel. Niet positief, maar ook niet negatief. Heeft het dan wel zin, het invoeren van al die flex-kantoren? 

Om te begrijpen waar het flexwerken vandaan komt, moeten we volgens Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings (CfPB), eerst even terug naar het begin van de jaren negentig toen de effecten van de arbeidstijdverkorting zichtbaar werden. Mensen gingen korter werken, en dat betekende dat kantoren vaker leeg kwamen te staan. ,,Op vrijdagen kon je een kanon afschieten in een kantoorgebouw.” Er was op het dieptepunt maar een gemiddelde bezettingsgraad van zo’n 40 procent of zelfs lager. ,,Als baas besef je al gauw dat geld op vastgoed kunt besparen”, aldus Pullen.

Over het algemeen zie je volgens Pullen bereidwilligheid onder werknemers om te flexwerken. ,,Onder de voorwaarde dat er goed naar werkprocessen wordt gekeken: dat er plekken zijn waar mensen zich bijvoorbeeld kunnen terugtrekken voor een overleg.” Afgelopen tien, vijftien jaar is de bezettingsgraad van kantoren gestegen naar 60 tot 65 procent, vertelt Pullen. Rond de 70 procent is redelijk, mits er voldoende diversiteit is aan werkplekken. Meer wordt vaak te vol en te druk. Het CfPB deed onderzoek naar bijvoorbeeld de werkruimte van de eerder genoemde ministeries. Een van de conclusies: de norm van 75 procent bezetting werd regelmatig overschreden.

Het vinden van een werkplek of collega blijkt niet alleen in Den Haag een probleem. Daarom introduceren verschillende bedrijven die met flexplekken werken nu ook een systeem waarop te zien is of er nog werkplekken vrij zijn. De gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk hebben vorig jaar bijvoorbeeld de ‘BAR-connect’ ontwikkeld toen ambtenaren op drie locaties mochten werken. Via een plattegrond kunnen mensen zien waar collega’s zijn en welke plekken bezet zijn.  ,,Bedrijven die overstappen naar flexwerken, nemen dit soort applicaties mee in de plannen”, ziet Emma Botter van het bedrijf Interactive Blueprints. Zij maken de app ‘FlexWhere’, waarop dit moment door meer dan vijftig bedrijven gebruik van wordt gemaakt. Dat aantal groeit.

,,In principe werkt het zo dat je het kantoor binnenloopt en in de app kunt zien waar nog plek is en waar je collega’s die dag werken”, aldus Botter. ,,Je kunt ook direct zien wat voor soort bureaus het zijn, met een extra scherm of een tafel die je in hoogte kunt verstellen.” Een bureau reserveren? Dat zit er niet in. ,,Dat is niet het idee van flexibel werken”, aldus Botter. 

De opkomst van apps is begrijpelijk, vindt Vrasdonk. ,,Als je ziet dat er nog twintig procent van de werkplekken beschikbaar is, kun je ook overwegen om nog even thuis te werken.” Al komt hij ook hier weer terug op het gedrag, want een applicatie kan ‘best handig’ zijn, maar het is geen oplossing. ,,Als er een meeting is in de top, zie je dat er vaak veel mensen ook naar kantoor komen. Die dagen wordt het druk. Als je zo’n meeting op een rustige dag - vrijdag of woensdag - zou plannen, zou dat al schelen.” En thuiswerkdagen zijn ‘geen heilige huisjes’. ,,Daar moet je flexibel in zijn, je kunt ook een andere dag thuiswerken.”

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!