Toegegeven, een virtuele vergadering kan nogal een zooitje worden. Vaak hebben maar een paar mensen het woord,  zit de rest van de deelnemers intussen nog mailtjes te beantwoorden of andere niet-relevante dingen te doen en weet je na afloop niet eens meer wat de vervolgstappen nu ook alweer waren. Maar ook virtuele vergaderingen kunnen effectief zijn, als je je maar aan een aantal basisvoorwaarden houdt. Harvard Business Review zet een aantal tips op een rij.

1. Gebruik video. Bellen is vertrouwd en makkelijk, zeker als je met een klein gezelschap bent. Maar door video te gebruiken, zie je elkaar en hebben mensen daadwerkelijk het gevoel dat ze allemaal in dezelfde vergadering zitten. Mensen blijven meer betrokken bij het gesprek, meer dan bij een traditionele inbelvergadering.

2. Maar zorg ook voor een audio-optie. Want als je geen goede internetverbinding hebt, is het geen succes om te bellen met beeld. Die mensen hebben dan alsnog de mogelijkheid om in te bellen, al is dat alleen als het écht niet anders kan. Videobellen is de nieuwe norm.

3. Test de technologie. Dat alle techniek het de vorige keer prima deed, geeft geen garanties voor je komende vergadering. Voorafgaand aan een meeting moet je altijd even controleren of alles nog werkt. Als je met een klant in gesprek gaat, kan het zomaar zijn dat je met een ander systeem belt dan normaal. Weet je dan ook waar de knoppen zitten die je nodig hebt? 

4. Laat je gezicht zien. Virtuele vergaderingen zijn effectiever als je elkaars gezichtsuitdrukkingen kunt lezen. Vraag ook aan elkaar, als dat nodig is, of collega’s ietsje dichter bij de webcam willen gaan zitten. Houd er zelf rekening mee dat je met tegenlicht niet altijd even goed te zien bent. Een bureaulampje aanzetten kan wonderen doen.

5. Blijf bij de basis. Net als in een reguliere vergadering, moet je van tevoren een aantal heldere doelen omschrijven en even rondsturen via mail. Tijdens de vergadering is het handig om een agenda bij de hand te hebben en de regels even te omschrijven. Aan het einde van de vergadering moet voor iedereen samengevat worden wat de volgende stappen gaan zijn. Een virtuele vergadering is daarin niet anders dan een fysieke bijeenkomst.

6. Houd presentaties kort. Fysiek bij een te lange presentatie moeten zitten is erg, maar in een te lange presentatie in een virtuele vergadering zitten voelt zo mogelijk nog meer nutteloos. Dan loop je dus het risico dat mensen alvast aan hun andere taken gaan beginnen en nog maar met een half oor luisteren. Vergaderingen moeten discussies zijn en achtergrondinformatie moet vooraf al gedeeld zijn. Als er écht iemand iets moet presenteren, zorg dan dat de volgers mee kunnen kijken naar de slides op een parallel scherm.

7. Gebruik een ijsbreker. Het is, zeker in een visuele omgeving, belangrijk om de onderlinge band een beetje te versterken. Helemaal als mensen thuis moeten werken en zich geïsoleerd voelen. Bovendien bied je dan ook de ruimte aan mensen om hun verhaal even kwijt te kunnen. Begin door deelnemers een luchtige, persoonlijke vraag te laten beantwoorden – ‘kun je een beetje werken met de kinderen thuis?’ – of open zelf met een anekdote over hoe het thuiswerken jou bevalt.

8. Wijs een leider aan. Een virtuele vergadering managen is nog een slagje moeilijker dan een fysieke vergadering. De non-verbale aanwijzingen waar we normaal gebruik van maken om elkaar te begrijpen, vallen immers grotendeels weg. Het is daarom handig om iemand aan te stellen die de gesprekken in goede banen leidt zodat de rest de aandacht kan richten op de inhoud. Deze persoon moet ook in staat zijn om basisvragen over de techniek te beantwoorden en heeft bovendien de taak om ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar zegje kan doen.

9. Spreek mensen aan. Het is soms een uitdaging om iedereen actief deel te laten nemen aan de vergadering zonder dat iedereen door elkaar heen gaat praten. Om die wirwar te voorkomen, is het goed om mensen omstebeurt te vragen naar hun mening en virtueel ‘de tafel langs te gaan’, zodat iedereen iets kan zeggen. Sommige software biedt de mogelijk om je hand op te steken als je iets wil zeggen, dit kan de leider helpen om niemand buiten te sluiten en zorgt ervoor dat iedereen actief meedoet. 

10. Verzamel feedback. Het kan uitdagend zijn om tijdens een beeldvergadering van iedereen input te krijgen. Via het scherm is informatie soms lastiger te begrijpen. Om dit wat makkelijker te maken, kun je gebruikmaken van een app, bijvoorbeeld Poll Everywhere, waarmee je direct feedback kan vragen van collega’s.

11. Wees niet bang om problemen aan te pakken. Als je eenmaal weet hoe je virtueel moet vergaderen, kun je er heel wat uithalen. Het kan nog steeds verleidelijk zijn om belangrijke beslissingen uit te stellen tot je elkaar weer ziet, maar echt nodig is dat niet. Wie weet, misschien ga je virtueel vergaderen ook wel vaker gebruiken als we elkaar allemaal weer makkelijker fysiek kunnen treffen.