‘Hallo, kunnen jullie me zien?’: zo houd je een videovergadering die wél effectief is
ThuiswerkenHoewel we het momenteel noodgedwongen vaker doen, is het soms lastig om een virtuele vergadering te houden die net zo productief is als ‘in het echt’. Geen zorgen, met deze tips ga jij je volgende digitale meeting met vertrouwen in.
Delen per e-mail
Toegegeven, een virtuele vergadering kan nogal een zooitje worden. Vaak hebben maar een paar mensen het woord, zit de rest van de deelnemers intussen nog mailtjes te beantwoorden of andere niet-relevante dingen te doen en weet je na afloop niet eens meer wat de vervolgstappen nu ook alweer waren. Maar ook virtuele vergaderingen kunnen effectief zijn, als je je maar aan een aantal basisvoorwaarden houdt. Harvard Business Review zet een aantal tips op een rij.
1. Gebruik video. Bellen is vertrouwd en makkelijk, zeker als je met een klein gezelschap bent. Maar door video te gebruiken, zie je elkaar en hebben mensen daadwerkelijk het gevoel dat ze allemaal in dezelfde vergadering zitten. Mensen blijven meer betrokken bij het gesprek, meer dan bij een traditionele inbelvergadering.
2. Maar zorg ook voor een audio-optie. Want als je geen goede internetverbinding hebt, is het geen succes om te bellen met beeld. Die mensen hebben dan alsnog de mogelijkheid om in te bellen, al is dat alleen als het écht niet anders kan. Videobellen is de nieuwe norm.
3. Test de technologie. Dat alle techniek het de vorige keer prima deed, geeft geen garanties voor je komende vergadering. Voorafgaand aan een meeting moet je altijd even controleren of alles nog werkt. Als je met een klant in gesprek gaat, kan het zomaar zijn dat je met een ander systeem belt dan normaal. Weet je dan ook waar de knoppen zitten die je nodig hebt?
Dat alle techniek het de vorige keer prima deed, geeft geen garanties voor je komende vergadering
4. Laat je gezicht zien. Virtuele vergaderingen zijn effectiever als je elkaars gezichtsuitdrukkingen kunt lezen. Vraag ook aan elkaar, als dat nodig is, of collega’s ietsje dichter bij de webcam willen gaan zitten. Houd er zelf rekening mee dat je met tegenlicht niet altijd even goed te zien bent. Een bureaulampje aanzetten kan wonderen doen.
5. Blijf bij de basis. Net als in een reguliere vergadering, moet je van tevoren een aantal heldere doelen omschrijven en even rondsturen via mail. Tijdens de vergadering is het handig om een agenda bij de hand te hebben en de regels even te omschrijven. Aan het einde van de vergadering moet voor iedereen samengevat worden wat de volgende stappen gaan zijn. Een virtuele vergadering is daarin niet anders dan een fysieke bijeenkomst.
6. Houd presentaties kort. Fysiek bij een te lange presentatie moeten zitten is erg, maar in een te lange presentatie in een virtuele vergadering zitten voelt zo mogelijk nog meer nutteloos. Dan loop je dus het risico dat mensen alvast aan hun andere taken gaan beginnen en nog maar met een half oor luisteren. Vergaderingen moeten discussies zijn en achtergrondinformatie moet vooraf al gedeeld zijn. Als er écht iemand iets moet presenteren, zorg dan dat de volgers mee kunnen kijken naar de slides op een parallel scherm.
7. Gebruik een ijsbreker. Het is, zeker in een visuele omgeving, belangrijk om de onderlinge band een beetje te versterken. Helemaal als mensen thuis moeten werken en zich geïsoleerd voelen. Bovendien bied je dan ook de ruimte aan mensen om hun verhaal even kwijt te kunnen. Begin door deelnemers een luchtige, persoonlijke vraag te laten beantwoorden – ‘kun je een beetje werken met de kinderen thuis?’ – of open zelf met een anekdote over hoe het thuiswerken jou bevalt.
8. Wijs een leider aan. Een virtuele vergadering managen is nog een slagje moeilijker dan een fysieke vergadering. De non-verbale aanwijzingen waar we normaal gebruik van maken om elkaar te begrijpen, vallen immers grotendeels weg. Het is daarom handig om iemand aan te stellen die de gesprekken in goede banen leidt zodat de rest de aandacht kan richten op de inhoud. Deze persoon moet ook in staat zijn om basisvragen over de techniek te beantwoorden en heeft bovendien de taak om ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar zegje kan doen.
Het is handig om iemand aan te stellen die de gesprekken in goede banen leidt, zodat de rest de aandacht kan richten op de inhoud
9. Spreek mensen aan. Het is soms een uitdaging om iedereen actief deel te laten nemen aan de vergadering zonder dat iedereen door elkaar heen gaat praten. Om die wirwar te voorkomen, is het goed om mensen omstebeurt te vragen naar hun mening en virtueel ‘de tafel langs te gaan’, zodat iedereen iets kan zeggen. Sommige software biedt de mogelijk om je hand op te steken als je iets wil zeggen, dit kan de leider helpen om niemand buiten te sluiten en zorgt ervoor dat iedereen actief meedoet.
10. Verzamel feedback. Het kan uitdagend zijn om tijdens een beeldvergadering van iedereen input te krijgen. Via het scherm is informatie soms lastiger te begrijpen. Om dit wat makkelijker te maken, kun je gebruikmaken van een app, bijvoorbeeld Poll Everywhere, waarmee je direct feedback kan vragen van collega’s.
11. Wees niet bang om problemen aan te pakken. Als je eenmaal weet hoe je virtueel moet vergaderen, kun je er heel wat uithalen. Het kan nog steeds verleidelijk zijn om belangrijke beslissingen uit te stellen tot je elkaar weer ziet, maar echt nodig is dat niet. Wie weet, misschien ga je virtueel vergaderen ook wel vaker gebruiken als we elkaar allemaal weer makkelijker fysiek kunnen treffen.
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
Nick (57) over zijn energierekening: ‘Ik heb er inmiddels een sport van gemaakt’
Hoeveel geld besteedt u aan energie in huis? Hoe probeert u de kosten in de hand te houden? Deze vragen stellen we elke week aan een Nederlander. Vandaag: Nick de Graaf (57) uit Alphen aan den Rijn. -
Na de Chinezen komen nu ook de Vietnamezen: nieuw automerk Vinfast naar Nederland
In navolging van de vele Chinese merken maakt dit jaar ook een Vietnaams automerk zijn debuut in Nederland. Vinfast heet het Vietnamese merk, dat na het Chinese MG, Aiways en (binnenkort) Byton en Xpeng de Nederlandse automarkt zal bestormen. -
Krijg het laatste nieuws over werk en carrière gratis in je mailbox
Het coronavirus heeft nogal wat veranderingen teweeg gebracht. Ook op het gebied van werk en carrière zijn er allerlei nieuwe ontwikkelingen. Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws op de arbeidsmarkt? Abonneer je dan op de Werkt-nieuwsbrief. Je krijgt de nieuwste artikelen, rubrieken, columns en tips voor jouw loopbaan direct in je mailbox. Klik hier om je aan te melden. -
PREMIUM
Deze medewerkers krijgen 100 euro als ze zich laten vaccineren tegen het coronavirus
De 160 medewerkers van DeltaSafe Security krijgen een bonus van 100 euro als ze zich laten vaccineren tegen het coronavirus. Het beveiligingsbedrijf hoopt hen zo te stimuleren om zich in te enten. -
Vijf tips om het thuis met elkaar uit te houden: ‘Frustratie hoort erbij’
Psycholoog Thijs Launspach is stressexpert en auteur van het boek Fokking Druk. Hij verwondert zich over het moderne werken en geeft iedere week tips voor meer geluk en minder stress in je werk. Vandaag: vreedzaam samenwonen voor gevorderden
-
PREMIUM
Te rumoerig thuis? Dit vakantiepark heeft huisjes omgebouwd tot privékantoortje
De meeste vakantiehuisjes van strandpark Vlugenberg in ‘s-Gravenzande staan leeg door de coronacrisis. En dat terwijl veel gezinnen thuis juist op elkaars lip zitten deze weken. Parkdirecteur Joran Pronk besloot honderd huisjes om te toveren tot ‘vakantiekantoor’, compleet met gratis koffie en thee, onbeperkte wifi en kinderopvang. -
PREMIUM
Een winkel sluiten, een andere openen, Dylan (20) deed het allebei tijdens de pandemie: ‘Ik moest vooruit’
Ondanks de pandemie zijn vorig jaar meer mensen een bedrijf begonnen dan in 2019, blijkt uit cijfers van de Kamer van Koophandel. Tegelijkertijd stopten ook meer ondernemers ermee. Dylan de Ruiter (20) maakte beide mee. -
Waarom het tijdens een wandeling wél lukt een goed gesprek te voeren
Na zó lang thuiswerken snak je zelfs naar die ene irritante collega. Gewoon om even te babbelen over iets anders dan werk. Maar hoe houd je contact met collega’s als zoveel mogelijk thuisblijven de norm is. Trainer en auteur Mirjam Wiersma helpt je de onderlinge band warm te houden. Vandaag: wandelen.