Meer met je mail bezig dan met je werk? Zo krijg je een uitpuilende inbox op orde

Maildeskundige Richard Wolfe krijgt deze vraag heel vaak. Hij begon het trainingscentrum E-mail Handyman en schreef het boek Speedmailen. ,,We zijn massaal e-mail gaan gebruiken, maar worden daarbij niet goed begeleid. Op de werkvloer verzuipen veel mensen al jarenlang in de mails. Elke dag. Dat kost veel energie.’’

Arjan Bloemendaal, trainer en eigenaar van Het Effectieve Werken, ziet precies hetzelfde. ,,Bedenk allereerst: je mail is geen crisisbox. Bij een noodgeval krijg je altijd telefoon of iemand aan je bureau. Er is dus geen noodzaak voortdurend mail binnen te zien komen.’’

Zo ga je van chaos naar een georganiseerde inbox:

1. Zet meldingen uit
Bloemendaal: ,,Schakel meldingen en pop-ups van mails uit. Je wordt minder productief als je telkens van taken wisselt, het haalt je uit je concentratie. In de meeste banen is het ook niet essentieel om meteen op binnenkomende mails te reageren.’’

2. Maak een strijdplan
Wolfe: ,,Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden: kies een beproefde werkstijl. Er zijn twee bekende opties: inbox zero of inbox infinity. Bij de eerste maak je je inbox elke keer helemaal leeg. Bij de tweede laat je alles juist eindeloos doorstromen, als een soort tijdlijn. Dit is vaak een ‘slachtofferkeuze’; kies er alleen bewust voor en sorteer taken op een andere plek.’’

3. Doe een eerste opruimactie
Bloemendaal: ,,Stel, je inbox bevat 5000 mails. Maak dan een map ‘Archief 2020’ en gooi hierin alle berichten die ouder zijn dan een maand. De overgebleven mails van afgelopen maand kun je vervolgens verdelen in groepen of categorieën.’’

4. Word Pieter Post
Bloemendaal: ,,Wat krijg je precies binnen? Nieuwsbrieven, systeemmeldingen, cc’s - en eigenlijk maar een paar mails waar je echt iets mee moet. Daar moet je dus onderscheid in maken.’’

Wolfe: ,,Pieter Post is hiervoor mijn alter ego, een professionele mailmanager! Ik leer mensen liefst sneltoetsen, want slepen met een muis kost ook onnodig energie. Nu sorteer ik mail zo snel als Max Verstappen, niet als een sukkel die de versnelling niet kan vinden.’’

5. Kies de juiste categorieën
Wolfe: ,, Voorkom dat je inbox je werkplek wordt - dat leidt af. Verzamel taken liever op een andere plek; in een map, of maak er een lijst van.’’

Beslis bij elke mail: archiveer, delete of maak er een actie van, vat Bloemendaal samen. In plaats van kleuren of projectmappen raadt hij aan ‘actiegroepen’ te maken. ,,Voor een secretaresse is dat bijvoorbeeld ‘afspraken plannen’, ‘vergaderingen aanmaken’, ‘uitwerken’ of ‘overleggen met manager’. Werk vanuit die mappen of maak er taken van.’’

Raak je zo niets kwijt? Wolfe: ,,Leer beter zoeken in plaats van allerlei mapjes te maken zoals een soort startpagina.nl. Met de hoeveelheid mails die we krijgen, is dat niet efficiënt.’’

6. Neem de regie met een routine
Wolfe: ,,Kies vaste momenten om mail en taken te organiseren, per dag en week. Houd daarnaast een of twee keer per jaar een grote schoonmaak.’’

Bloemendaal: ,,Vaak is drie keer per dag je mail checken ruim voldoende. Laat meteen even weten wanneer je gaat reageren op een ingewikkelde mail. Iemand hoeft je dan niet na te mailen of te bellen; zo krijg je uiteindelijk minder berichten.’’

7. Hou vol
Wolfe: ,,Je inbox organiseren vraagt een gedragsverandering. Begin laagdrempelig en investeer eventueel in begeleiding of lessen. Mailen moet je immers elke dag.’’

De ‘inbox zero’, oftewel elke dag afsluiten met een lege inbox, helpt coach Charlotte van ‘t Wout orde scheppen in de mailchaos. Bekijk hier hoe ze dat aanpakt: