'Slack mij even dat businessplan'

Teamcommunicatie voor de 21ste eeuw, zo presenteert Slack zijn berichtendienst. Worden mails naar collega's daarmee overbodig? Als het aan Slack ligt wel. Make channels, not emails, zegt het bedrijf. Het is een soort whatsapp voor het bedrijfsleven: een chatprogramma, maar dan boordevol slimme extra's, die eenvoudig werken. De app werkt op basis van berichtenkanalen, waarbinnen collega's in groepen informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Rondom een project of klant, bijvoorbeeld. Daarnaast is het mogelijk om één-op-één met elkaar te chatten.

Volgens Matthijs Collard, oprichter van digitaal productontwerpbureau UNITiD, is het een uitkomst voor teams die op verschillende locaties werken.,,Wij hebben kantoren in Amsterdam en Rotterdam, zijn vaak bij onze klanten en werken ook veel met ontwikkelaars in Wit-Rusland. Als een projectteam bij elkaar zit in dezelfde ruimte, praten we in real life met elkaar, maar zodra één iemand zich op een andere locatie bevindt gebruiken we Slack. We gebruiken het zelfs voor communicatie met onze klanten."

Volgens de ondernemers faciliteert het laagdrempelig gestroomlijnde interne communicatie. Want, zegt Veldhuijzen van Zanten, mail is helemaal niet geschikt om met veel mensen tegelijkertijd te communiceren. ,,Start je met acht man een projectgroep voor de organisatie van een evenement? Dan maak je in Slack een nieuw channel aan en begin je."

De efficiëntie wordt versterkt door de integratie van veelgebruikte externe applicaties, zoals Google Drive, Dropbox (beide documentbeheer), Asana en Trello (beide projectmanagement). Veldhuijzen van Zanten: ,,Zelfs over de kleinste details is uitvoerig nagedacht." Timmerman: ,,Waar andere tools blijven hangen op een bepaald niveau, blijft Slack zich doorontwikkelen. Daardoor werken we continu beter, sneller en makkelijker."

Via de Slack API (application programming interface) is het bovendien mogelijk ook met andere software te 'praten'. Zo krijgt Timmerman via de salessoftware van Springest automatisch een bericht in een Slackkanaal als een nieuwe cursus is verkocht. En bij UNITiD hebben ze het channel 'Where is everybody' in het leven geroepen. Op basis van gps geeft een 'bot' (robot) automatisch een melding zodra een medewerker een kantoor binnenstapt.

Leidt dat dan niet ontzettend af, al die berichten? ,,Alles lezen wat binnenkomt, is simpelweg geen optie," geeft Veldhuijzen van Zanten toe. ,,Gelukkig kan iedereen per channel aangeven of meldingen aan- of uitstaan. En ik organiseer eens in de twee weken een uurtje, waarin ik iedereen binnen ons bedrijf stimuleer de kanalen te verlaten die niet langer relevant zijn. Anders blijft het aantal berichtenkanalen maar groeien. Een groep verlaten voelt toch een beetje als het uitmaken van een relatie."

Timmerman: ,,Bij Springest hebben we ongeveer veertig berichtkanalen. Die staan allemaal open, maar met verschillende instellingen. Ik heb het zo ingesteld dat ik er niet gek van word. Daarnaast hebben we met elkaar afgesproken dat we op Slack twee uur de tijd hebben om te reageren. En als iets kan wachten tot morgen, zetten we het niet in Slack. Gelukkig lopen we ook nog naar elkaar toe. Uiteindelijk kan het ons kantoor niet vervangen."

Op dit moment werken vooral internetbedrijven en start-ups ermee. Collard: ,,Veel bedrijven gebruiken al jaren een bepaald systeem. Zij voelen de noodzaak niet zo om dat te veranderen." Of Slack klaar is voor het grote publiek durft Timmerman niet te zeggen. ,,Dat maakt me ook niet uit. Als wij het kunnen gebruiken met de bedrijven waarmee we werken, ben ik blij. Misschien is het wel goed dat het niet probeert om het nieuwe Facebook te worden."