Waarom vergaderingen soms zo nutteloos zijn

Oh, wat haat ik vergaderingen. Of ja, eigenlijk haat ik vooral sléchte vergaderingen. En die komen nogal eens voor, want er zijn legio manieren om een goed overleg te verpesten.

Zo had ik eens een leidinggevende die er een sport van maakte om in vergaderingen altijd zijn zin te krijgen. Hij besprak altijd pas plannen met de groep als ze al in een vergevorderd stadium waren. Vervolgens nodigde hij een heel aantal ja-knikkers en stille wateren uit en presenteerde hij vol enthousiasme zijn ideeën. Je moest wel van heel goede huize komen om nog een kanttekening te plaatsen bij zo’n plan. Het was al in kannen en kruiken en iedereen zweeg, dus stemde toe. Wie ben jij om dan nog bezwaar te maken?

Bij een andere werkgever was het veel te gezellig om goede vergaderingen te hebben. We vonden elkaar allemaal even aardig en je gaat natuurlijk niks zeggen wat misschien de sfeer kan verpesten. Dus waren we het allemaal altijd roerend met elkaar eens. Of dan die plek waar een reorganisatie boven het hoofd hing en iedereen het druk had. Het was echt even niet de bedoeling dat je dan óók nog lastige vragen ging stellen.

Groepsdenken wordt dit genoemd: je komt samen tot een slechte beslissing, omdat mensen te veel rekening houden met de groep. Niemand wil de boeman zijn. Of dom overkomen. We bewaren liever de goede vrede en zijn beleefd enthousiast bij positieve ideeën. Jammer, want vergaderingen zijn natuurlijk de plek bij uitstek om andere meningen te horen en zo de plannen en ideeën te verbeteren.

Zijn we gedoemd om elke week uren te besteden aan vruchteloze overleggen met waardeloze beslissingen in bedompte vergaderzaaltjes? Nee, maar het vraagt wel om een flinke bezem erdoor. En vooral om een andere aanpak van de voorzitter. Aan hem of haar de schone taak om verschillende soorten mensen uit te nodigen en niet meteen zijn mening te spuien, maar om de neutrale scheidsrechter te spelen die iedereen aan het woord laat.

Ik ben dus maar een eenpitter geworden. Als mijn eigen leidinggevende luister ik erg goed naar mezelf. Al ligt daar weer een andere vorm van groepsdenken op de loer: alleen maar mensen in het overleg die overal precies hetzelfde over denken als jij.

Meer weten over onze hersenen op het werk? Chantal van der Leest is ook auteur van het boek Ons feilbare denken op het werk: over denkfouten op de werkvloer (2018).

Dit zijn de tips van coach Charlotte van 't Wout om slimmer te vergaderen: