Wat zet je in je out-of-office? En vooral: wat niet?

1. Zorg dat de informatie klopt. Zet je in je automatische reactie dat mailers terechtkunnen bij meneer of mevrouw huppeldepup? Verzeker je er dan van dat deze persoon daadwerkelijk aanwezig is (en niet bijvoorbeeld zelf ook op vakantie is!). Het is handig als hij of zij weet dat er mensen met een vraag kunnen komen. 

2. Stel twee varianten in. Eentje voor collega's binnen het bedrijf en eentje voor mensen van buiten het bedrijf. De informatie en de toon zijn voor beide geadresseerden immers vaak anders.

3. Wees informatief, maar niet té uitgebreid. Noem bijvoorbeeld geen vijftien personen bij wie mensen terechtkunnen. Een gemiddelde werknemer krijgt zo'n 100 mails per week, dus hoe korter hoe beter. 

4. Vertel in je mail wat wél mogelijk is en niet alleen wat er allemaal niet mogelijk is nu jij afwezig bent. Voor mensen met een dringende vraag is het fijn te weten waar ze wel terechtkunnen.

5. In sommige mailprogramma's kun je de onderwerpregel instellen in plaats van dat er staat: 'Automatisch antwoord'. Ben je bijvoorbeeld slechts een of twee dagen afwezig? Dan kun je ervoor kiezen dat  in de onderwerpregel te vermelden. 

6. Wees secuur. Stel je out-of-office op tijd in en zet hem ook op tijd weer uit. Let op spelfouten, want iedereen krijgt dezelfde tekst te zien en het is slordig als daar een spelfout in staat. Zorg dat de informatie klopt. En, niet onbelangrijk: zijn de namen en telefoonnummers correct van de personen naar wie je doorverwijst?

7. Krijg je weleens mails van buiten Nederland? Vergeet dan niet je reactie ook in het Engels te geven. Dat scheelt de afzender een tocht naar Google Translate. Denk ook na of je vousvoyeert of tutoyeert of probeer 'u' of 'je' volledig te vermijden. 

8. Wees vriendelijk. Alleen de mededeling 'Ik ben op vakantie!' kan ergernis opwekken. Om het enigszins luchtig te houden zou je in je out-of-office naar je collega's kunnen melden waarom je afwezig bent. 

9. Als je soms tóch even je mail gaat checken, vertel de afzender dan dat je op echt dringende zaken antwoord geeft. Doe je dat niet, zeg dat dan eerlijk. Dan weten mensen dat ze echt niks van je hoeven te verwachten. 

10. Vertel wanneer je weer terug bent. Dat geeft je collega's een geheugensteuntje om je te vragen hoe het was of je te complimenteren met je uitgeruste, zomerse look.