Wat zet je in je out-of-office? En vooral: wat niet?
VideoHet is weer de tijd van een volle mailbox door talloze automatische out-of-officereacties. Sommige zijn beduidend beter opgesteld dan anderen; sommige zijn zelfs voorzien van een grapje. In onderstaand artikel en bovenstaande video praktische tips voor de perfecte out-of-officereply.
Delen per e-mail
1. Zorg dat de informatie klopt. Zet je in je automatische reactie dat mailers terechtkunnen bij meneer of mevrouw huppeldepup? Verzeker je er dan van dat deze persoon daadwerkelijk aanwezig is (en niet bijvoorbeeld zelf ook op vakantie is!). Het is handig als hij of zij weet dat er mensen met een vraag kunnen komen.
2. Stel twee varianten in. Eentje voor collega's binnen het bedrijf en eentje voor mensen van buiten het bedrijf. De informatie en de toon zijn voor beide geadresseerden immers vaak anders.
3. Wees informatief, maar niet té uitgebreid. Noem bijvoorbeeld geen vijftien personen bij wie mensen terechtkunnen. Een gemiddelde werknemer krijgt zo'n 100 mails per week, dus hoe korter hoe beter.
4. Vertel in je mail wat wél mogelijk is en niet alleen wat er allemaal niet mogelijk is nu jij afwezig bent. Voor mensen met een dringende vraag is het fijn te weten waar ze wel terechtkunnen.
5. In sommige mailprogramma's kun je de onderwerpregel instellen in plaats van dat er staat: 'Automatisch antwoord'. Ben je bijvoorbeeld slechts een of twee dagen afwezig? Dan kun je ervoor kiezen dat in de onderwerpregel te vermelden.
Poll
Vanaf wanneer stel jij je out-of-office in?
-
Elk weekend (3%)
-
Op een vrije doordeweekse dag (25%)
-
Bij meer dan drie dagen (32%)
-
Bij minstens een week weg (40%)
6. Wees secuur. Stel je out-of-office op tijd in en zet hem ook op tijd weer uit. Let op spelfouten, want iedereen krijgt dezelfde tekst te zien en het is slordig als daar een spelfout in staat. Zorg dat de informatie klopt. En, niet onbelangrijk: zijn de namen en telefoonnummers correct van de personen naar wie je doorverwijst?
7. Krijg je weleens mails van buiten Nederland? Vergeet dan niet je reactie ook in het Engels te geven. Dat scheelt de afzender een tocht naar Google Translate. Denk ook na of je vousvoyeert of tutoyeert of probeer 'u' of 'je' volledig te vermijden.
8. Wees vriendelijk. Alleen de mededeling 'Ik ben op vakantie!' kan ergernis opwekken. Om het enigszins luchtig te houden zou je in je out-of-office naar je collega's kunnen melden waarom je afwezig bent.
9. Als je soms tóch even je mail gaat checken, vertel de afzender dan dat je op echt dringende zaken antwoord geeft. Doe je dat niet, zeg dat dan eerlijk. Dan weten mensen dat ze echt niks van je hoeven te verwachten.
10. Vertel wanneer je weer terug bent. Dat geeft je collega's een geheugensteuntje om je te vragen hoe het was of je te complimenteren met je uitgeruste, zomerse look.
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
Begint je laptop vaak te blazen? Dit kan je eraan doen
Een laptop die gloeiend heet wordt of middenin een Zoom-gesprek begint te blazen is geen pretje. Onze techredacteur legt uit wat je daartegen kan doen en tipt enkele laptopkoelers. -
PREMIUM
Na 20 jaar neemt bestuurder Irene (66) afscheid van ‘haar’ verzorgingstehuis: ‘Ik vecht voor mijn bewoners’
Twintig jaar lang knokte bestuurster Irene Vriens (66) voor haar bewoners. In mei neemt ze definitief afscheid. Een van haar laatste daden is kenmerkend voor haar als bestuurder. Ze zorgde ervoor dat ook alle nog zelfstandig wonende bewoners van de flat die bij De Koperhorst hoort, in huis werden gevaccineerd. ,,Je kunt een 100-jarige toch niet naar Houten sturen? Ik vecht voor mijn bewoners. Daar ben ik voor ingehuurd. Voor niks anders.’’ -
PREMIUM
Van bomvolle zalen naar bouwplaats: operazanger Martijn maakte door corona bijzondere carrièreswitch
Martijn Cornet, operazanger bij de Amersfoortse Holland Opera, werkte een klein half jaar noodgedwongen in de bouw. ,,Geweldig om te doen, maar wel erg zwaar. ’s Avonds om half negen lag ik compleet gevloerd in bed.” Zijn zangcarrière blijkt beter te combineren met lesgeven op een basisschool. -
video
'Pas op voor collega's die vlak voor vakantie van alles op jouw bordje schuiven'
Daar zit je dan. Om je heen lege bureaus, je mailbox zit vol met out-of-office berichtjes van collega’s en bij de vrijdagmiddagborrel is niemand te bekennen. In de zomer heeft elk kantoor wel de zomerperiode: alle collega’s met kinderen zitten op de camping, en een handjevol van de rest houdt de boel draaiende. Geen tijd om te treuren, maar om te excelleren. Carrièrecoach en onze columniste Charlotte van 't Wout legt uit hoe. -
PREMIUM
Als een illegaal bordeel sluit, helpen Anna en Tessa sekswerkers: ‘Soms staan ze diezelfde avond op straat, wat moet je dan?’
In ruim een jaar tijd sloot de gemeente Amersfoort vier illegale bordelen. Hulpverleners Anna Herderschee, Tessa Nagels en hun collega’s boden hulp aan sekswerkers die ze aantroffen in de woningen. ,,Het is vaak flink schrikken als de gemeente voor de deur staat.”
-
PREMIUM
Fysiotherapeut heeft handen vol aan verkrampte thuiswerkers: ‘Rug en nek in de knoop’
Het afgelopen jaar is het aantal rug- en nekklachten vanwege het thuiswerken behoorlijk toegenomen, zien fysiotherapeuten. Er is al veel gewonnen als je de discipline op kunt brengen om níet door te werken. ,,Desnoods gebruik je daarvoor een app of een stopwatch.’’ -
De kant-en-klare dakkapel wordt alsmaar populairder, mede dankzij de coronacrisis
Wie met enige regelmaat in de auto zit, heeft ze misschien al eens voorbij zien rijden: vrachtwagens met kant-en-klare dakkapellen op de oplegger. Deze in de fabriek gemaakte dakkapellen zijn ideaal voor iedereen die binnen een dag meer licht en ruimte in huis wil. -
‘Waterstof moet Nederland duizenden nieuwe banen opleveren’
Fossiele brandstoffen vaarwel zeggen is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor de arbeidsmarkt, stelt Richard van de Sanden, hoogleraar en wetenschappelijk directeur van instituut voor duurzame energie EIRES. De overstap naar waterstof als energiebron kan Nederland tot wel 41.000 nieuwe banen opleveren.