Wat zet je in je out-of-office? En vooral: wat niet?
VideoHet is weer de tijd van een volle mailbox door talloze automatische out-of-officereacties. Sommige zijn beduidend beter opgesteld dan anderen; sommige zijn zelfs voorzien van een grapje. In onderstaand artikel en bovenstaande video praktische tips voor de perfecte out-of-officereply.
1. Zorg dat de informatie klopt. Zet je in je automatische reactie dat mailers terechtkunnen bij meneer of mevrouw huppeldepup? Verzeker je er dan van dat deze persoon daadwerkelijk aanwezig is (en niet bijvoorbeeld zelf ook op vakantie is!). Het is handig als hij of zij weet dat er mensen met een vraag kunnen komen.
2. Stel twee varianten in. Eentje voor collega's binnen het bedrijf en eentje voor mensen van buiten het bedrijf. De informatie en de toon zijn voor beide geadresseerden immers vaak anders.
3. Wees informatief, maar niet té uitgebreid. Noem bijvoorbeeld geen vijftien personen bij wie mensen terechtkunnen. Een gemiddelde werknemer krijgt zo'n 100 mails per week, dus hoe korter hoe beter.
4. Vertel in je mail wat wél mogelijk is en niet alleen wat er allemaal niet mogelijk is nu jij afwezig bent. Voor mensen met een dringende vraag is het fijn te weten waar ze wel terechtkunnen.
5. In sommige mailprogramma's kun je de onderwerpregel instellen in plaats van dat er staat: 'Automatisch antwoord'. Ben je bijvoorbeeld slechts een of twee dagen afwezig? Dan kun je ervoor kiezen dat in de onderwerpregel te vermelden.
Poll
Vanaf wanneer stel jij je out-of-office in?
-
Elk weekend (3%)
-
Op een vrije doordeweekse dag (25%)
-
Bij meer dan drie dagen (32%)
-
Bij minstens een week weg (40%)
6. Wees secuur. Stel je out-of-office op tijd in en zet hem ook op tijd weer uit. Let op spelfouten, want iedereen krijgt dezelfde tekst te zien en het is slordig als daar een spelfout in staat. Zorg dat de informatie klopt. En, niet onbelangrijk: zijn de namen en telefoonnummers correct van de personen naar wie je doorverwijst?
7. Krijg je weleens mails van buiten Nederland? Vergeet dan niet je reactie ook in het Engels te geven. Dat scheelt de afzender een tocht naar Google Translate. Denk ook na of je vousvoyeert of tutoyeert of probeer 'u' of 'je' volledig te vermijden.
8. Wees vriendelijk. Alleen de mededeling 'Ik ben op vakantie!' kan ergernis opwekken. Om het enigszins luchtig te houden zou je in je out-of-office naar je collega's kunnen melden waarom je afwezig bent.
9. Als je soms tóch even je mail gaat checken, vertel de afzender dan dat je op echt dringende zaken antwoord geeft. Doe je dat niet, zeg dat dan eerlijk. Dan weten mensen dat ze echt niks van je hoeven te verwachten.
10. Vertel wanneer je weer terug bent. Dat geeft je collega's een geheugensteuntje om je te vragen hoe het was of je te complimenteren met je uitgeruste, zomerse look.
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
PREMIUMworkaholic
Peter werkte zestig uur per week en kreeg er nog een fulltime baan bij: ‘Lig op zondag om half negen in bed’
Hij is een workaholic. Dat moet ook wel als je de baas bent van niet één, maar van twee ziekenhuizen. Na ruim zes jaar vindt Peter Langenbach het echter mooi geweest. De boel is op orde, bij zowel het Maasstad Ziekenhuis als het Spijkenisse MC, en corona zit in een tussenpauze. Dus maakt de diehard Feyenoordfan zich nog om één ding zorgen: hoe hij aan een kaartje voor de finale van de Conference League komt. -
PREMIUMmet video
Warmtepomp wordt kleiner en minder lelijk
Nederland moet massaal aan de warmtepomp. Maar zo klein zijn ze niet, dus waar laat je zo’n ding? En waarom zien die buitenunits eruit als een koelwagen? Een kijkje op de VSK Installatiebeurs. -
Onderzoek
Vader die zzp’er is neemt meer vrij rondom geboorte dan papa in loondienst
Zeven op de tien vrouwelijke zzp’ers vrezen opdrachtgevers te verliezen als ze moeder worden. In de praktijk loopt dat wel los, blijkt uit onderzoek van Knab. -
PREMIUM
Berlijn, Barcelona en Marokko: zo gaat Femke (49) elk jaar gratis op vakantie
Je moet je huis netjes en schoon achterlaten voordat je vertrekt, maar dan kun je gratis vakantie vieren in het huis van een ander. Femke Breukels uit Utrecht is fanatiek huizenruiler: ,,We hebben al 10.000 euro bespaard.’’ -
video
'Pas op voor collega's die vlak voor vakantie van alles op jouw bordje schuiven'
Daar zit je dan. Om je heen lege bureaus, je mailbox zit vol met out-of-office berichtjes van collega’s en bij de vrijdagmiddagborrel is niemand te bekennen. In de zomer heeft elk kantoor wel de zomerperiode: alle collega’s met kinderen zitten op de camping, en een handjevol van de rest houdt de boel draaiende. Geen tijd om te treuren, maar om te excelleren. Carrièrecoach en onze columniste Charlotte van 't Wout legt uit hoe.
-
PREMIUM
Dick stoffeerde de Gouden Koets, Paleis op de Dam en Het Loo: ‘Maar daar kan de schoorsteen niet van roken’
De Gouden Koets, Paleis Het Loo en het Koninklijk paleis op de Dam: stoffeerder Dick Oostendorp (65) uit Montfoort komt overal. De kersverse Ridder in de Orde van Oranje-Nassau vertelt álles over zijn vak, dat ook nog een ouderwets ambacht is. -
Mijn bevalling
Esmee krijgt kind met mannenstel: ‘Toen mijn vliezen braken, kwamen ze meteen dweilen’
Bevallen: vrouwen doen het al eeuwen en raken er nooit over uitgepraat. Bevallingen zijn prachtig, loodzwaar en veranderen je leven. In deze serie creëren ouders openheid door het eerlijke verhaal van hun bevalling te delen. Deze week: Esmee Ros zette haar kind op de wereld in een meeroudergezin. -
PREMIUM
Marije (35) verkiest het boerenbestaan boven alles: ‘Ik ben hier op mijn plek’
Vraag de 35-jarige Marije Klever of het makkelijk is om boer te worden in Nederland, en ze antwoord volmondig ‘nee’. Strenge regels, iedere dag werken en hoge kosten maken het een lastig bestaan. Toch hoopt ze dit de rest van haar leven te doen. ,,Mensen moeten drie keer per dag eten, ik ben trots dat ik bij mag dragen aan de voedselproductie.”