Werkdag steeds voller met kleine klusjes: ‘Soms wordt de lijst alleen maar langer’

Soms heb ik er een: zo’n week die lijkt te bestaan uit honderden kleine taakjes. Mailtje hier, vergadering daar, nog even achter dat ene dingetje aan, documentje aanleveren aan deze of gene. In zo’n week is voor mij een goede to-do-list onmisbaar. Als ik al die taakjes in mijn werkgeheugen zou moeten bewaren zou ik helemaal gek worden. Zo’n takenlijstje maakt dan dat ik me geen zorgen hoef te maken dat ik iets essentieels vergeet. Bovendien geeft het voldoening: wanneer er iets is afgerond, klik ik op mijn digitale lijstje op het kruisje, en - poef! - het is weer een item korter. Voelt toch lekker.

Zo’n to-do-lijst heeft wel een nadeel. Per definitie staan er namelijk alleen de dingen op die ik nog níét heb gedaan - de stapel werk die me nog te wachten staat. Op slechte dagen heeft zo’n ding de neiging om niet korter te worden maar juist steeds langer, hoe hard ik ook mijn best doe om het weg te werken. Alsof je vecht met de mythologische waterslang Hydra: elke keer dat je een kop afhakt verschijnen er twee nieuwe...

Hoe handig zo’n to-do-lijst ook is, hij maakt me dus ook regelmatig ontevreden. Zeker als aan het einde van de dag blijkt dat er nog een hele hoop taakjes onafgevinkt zijn. Ik ben de hele dag bezig geweest, maar zie dan alleen nog maar de berg werk die er nog ligt. Er zal altijd nóg meer werk zijn, denk ik dan, de rest van mijn werkende bestaan, hoe hard ik ook mijn best doe.

Vandaar dat mijn interesse gewekt was toen ik las over een ‘done-list’. Dat is, volgens de Amerikaanse journalist die er voor het eerst over schreef, juist een lijstje dat je maakt van de dingen die je al wél hebt gedaan. De dingen die normaliter - poef! - na het afvinken in het luchtledige verdwijnen. En dat helpt, omdat daarmee de aandacht komt te liggen op al die dingen die je die dag al wel hebt kunnen afronden: ‘kijk eens wat ik allemaal voor elkaar heb gekregen vandaag!’

De fans van het instrument raden aan om dagelijks aan het eind van de dag je afgeronde taakjes te inventariseren, of wekelijks te reflecteren op de belangrijkste taken die je hebt gedaan. Dat zou ook helpen om je op de juiste koers te houden in alle drukte. Maar hoe het bijhouden van een done-lijst dan niet wéér een extra item op je to-do-lijst wordt, daar heb ik nog geen antwoord op.

Thijs Launspach is psycholoog en stressexpert. Hij schreef hierover de boeken Fokking druk (2018), Werken met millennials (2019) en Werk kan ook uit (2020). 

Ondernemer en coach Charlotte van ‘t Wout ziet dat to-do-lijsten niet altijd even goed opgesteld worden. Dit zijn haar tips:

Bekijk de video’s over werk en carrière in onderstaande playlist: