Word jij ook overspoeld door e-mails? Zo kom je ervan af
Die stortvloed aan e-mail op je werk, het is toch om gek van te worden? Uit onderzoek blijkt dat 42 procent van de werknemers vindt dat de dagelijkse stroom e-mails afleidt van hun eigenlijke taken. Maar stoppen met mailen, hoe doe je dat?
Delen per e-mail
De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) vroeg 500 Nederlanders die op kantoor werken naar hun aantal ontvangen e-mails en hoe ze daarmee omgaan. Het beantwoorden van al die mailtjes maakt werken er niet leuker op.
Tweeëndertig procent van de ondervraagden geeft aan dat de grote e-mailstroom bij hen tot stress leidt. Die hoeveelheid stress neemt toe naarmate men meer tijd kwijt is aan het beantwoorden van e-mail: 53 procent van de ondervraagden die er dagelijks 2 uur of meer aan besteedt, zegt dat dit tot stress leidt. 11 procent ervaart zelfs veel stress.
50 tot 100 mailtjes
Niet zo gek, gezien de hoeveelheid tijd die het verwerken van e-mails van de werkdag afhapt. Van de ondervraagden zegt 39 procent er 1 tot 2 uur per dag mee bezig te zijn. Een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen. Leidinggevenden zijn meer tijd dan gemiddeld kwijt aan de e-mailstroom. Een kwart van hen ontvangt per dag 50 tot 100 nieuwe mailtjes.
Maar hoe lastig al die mailtjes ook zijn, 90 procent van de ondervraagden heeft de e-mailmeldingen gewoon aanstaan. Ook blijft de werk-inbox buiten kantooruren niet ongelezen. Een kwart van de ondervraagden ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook ’s avonds en in het weekend.
E-maildieet
Hoe moeten we de stortvloed aan e-mail beteugelen? En hoe houden we onszelf tegen als we toch even onze inbox willen bekijken?
Kim Spinder, initiatiefnemer van de beweging ‘We quit mail’, organiseert aanstaande maandag het Nationale E-maildieet ter inspiratie. Een week lang proberen bedrijven uit hoe het is om minder snel naar mail te grijpen als communicatiemiddel. ,,Het is een beetje afkicken van het mailen. Met elkaar bekijk je hoeveel tijd je er normaal aan kwijt zou zijn’’, zegt Spinder.
Leuk hoor, minder e-mailen, maar die inbox blijft intussen vollopen. Hoe pakken we dit aan? ,,Dit is eigenlijk een inkopper, maar denk vooral bewust na: denk bij iedere e-mail, moet ik dit wel sturen? Voor elke e-mail krijg je er namelijk vaak weer twee terug. Voor je het weet, heb je twintig mailtjes heen en weer gestuurd. Dat kost enorm veel tijd.’’
Begin je dag niet met het checken van je e-mail, dan ben je reactief aan het werken naar de plannen van een ander.
Wie het toch wel spannend vindt, zo zonder mail, kan klein beginnen. ,,Bekijk je e-mail minder, bijvoorbeeld maximaal twee keer per dag. En begin je dag ook niet met het checken van je e-mail, dan ben je reactief aan het werken naar de plannen van een ander. Doe eerst de taken die je zelf wil doen, en begin dan pas aan je e-mail. Zet ook de e-mailnotificaties op je computer en telefoon uit, anders raak je alsnog afgeleid.’’
De ware durfal kan zichzelf een limiet opleggen. ,,Je kan met jezelf afspreken dat je bijvoorbeeld maar vijf e-mails per dag mag versturen. Dat is zo weinig, dat het je prikkelt goed na te denken over wat je echt moet versturen en wat niet.’’
Afspraken
Ook is het belangrijk dat er afspraken gemaakt worden over de communicatie binnen het bedrijf. ,,Wanneer iemand snel een reactie verwacht, maar jij minder probeert te mailen, kan dat onhandig zijn. Maak vooral afspraken met elkaar over wanneer je een antwoord kan verwachten, en wat je doet als het een spoedgeval is. Vaak kan je dan beter bellen of even langslopen.’’
Er zijn tegenwoordig ook goede alternatieven voor taken die nu door middel van e-mail afgehandeld worden. ,,Bekijk met elkaar waar je de mail het meest voor gebruikt. Deel je bijvoorbeeld vaak bestanden, dan kan dat handiger door bijvoorbeeld alles online beschikbaar te maken. Als je veel overlegt over de agenda, kan je Trello proberen. Daarmee kan iedereen activiteiten inplannen en afvinken zonder dat je elkaar steeds hoeft te vragen of iets al gedaan is. Ook dat scheelt een hoop mailtjes.’’
Bekijk ook onze videoserie De Succesminuut: Geen mail terug? Dat ligt aan jezelf
Wil je wekelijks de leukste artikelen op het gebied van werk en carrière ontvangen, abonneer je dan op onze nieuwsbrief!
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
PREMIUMVIDEO
Ibrahim (25) wil jongeren inspireren: ‘Ik heb nooit gedacht dat ik iets níet kan’
Jongeren met een niet-westerse achtergrond kunnen het ver schoppen als ze zelf óók meer in kansen denken. Ibrahim Jabri uit Utrecht wil met zijn drie bachelor- en drie masterdiploma’s een inspiratiebron zijn. ,,Ik heb nooit gedacht dat ik iets níet kan.’’ -
PREMIUM
Rico Verhoeven gaat de strijd aan met werkloosheid
Kickbokser Rico Verhoeven krijgt al jaren veel persoonlijke berichten van fans. Op Instagram alleen al heeft hij 1,7 miljoen volgers. De verhalen van mensen die hun baan of onderneming kwijtraakten, inspireerden hem om heelnederlandwerkt.nl op te richten. De site is vanaf vandaag live. -
PREMIUMKoken & eten
Zo veroverde Femke (38) de harten van Amerikanen met haar stroopwafels
Het klinkt als een heuse lovestory: hoe de Rotterdamse Femke Veelenturf (38) het hart van haar Amerikaanse vriend John (38) veroverde. Met stroopwafels. Zijn landgenoten smullen van het verhaal én van hun stroopwafels. Made in Holland. -
Video
Geen email terug? Zó krijg je wel snel antwoord
Zeventig keer per dag bekijkt de gemiddelde werknemer zijn of haar e-mail. En tóch krijg je geen mail terug! In de Succesminuut geeft Charlotte van 't Wout (carrièrecoach en onze columnist) wekelijks tips over werk. Dit keer drie tips om een snelle reactie op je mail uit te lokken. -
Nieuw initiatief gaat nepnieuws bestrijden met actuele feitenchecks
Nederlanders kunnen vanaf donderdag op één plek terecht voor actuele feitenchecks op het nieuws, bijvoorbeeld op het gebied van corona. De nieuwe The Fact Club is een initiatief van Vereniging De Publieke Zaak en de Universiteit Leiden.
-
Financieel topman Hans van Leeuwen (55) kiest voor gezin en vertrekt bij ProRail: ‘Een moeilijke keuze’
Financieel topman Hans van Leeuwen (55) uit Berkel en Rodenrijs verlaat spoorwegbeheerder ProRail per 1 mei om meer tijd met zijn familie door te kunnen brengen. De topbestuurder is dan bijna vijf jaar in dienst bij het bedrijf. ,,Het was geen gemakkelijke keuze, maar je kunt je tijd uiteindelijk maar een keer goed besteden.” -
PREMIUM
Help, ik krijg geen coronasteun: wat als je bedrijf tussen wal en schip valt?
Leuk hoor, die steunpakketten van de overheid. Maar wat nou als je als ondernemer niet in aanmerking komt voor coronahulp? ,,Als ik mijn gegevens invul, staat het op rood.” -
Superbespaarders
Emma (25) redt het met 78 euro aan boodschappen per maand: ‘Ik eet graag linzensoep’
Sommige mensen kunnen enorm goed met geld omgaan. Of ze nu veel of weinig hebben, ze zijn creatief en mét resultaat. Hoe doen ze dat toch? Elke week laten we hier een superbespaarder aan het woord. Deze keer: Emma Mouthaan (25) studeert nog en belegt wat ze overhoudt om vroeg met pensioen te kunnen.