Word jij ook overspoeld door e-mails? Zo kom je ervan af
Die stortvloed aan e-mail op je werk, het is toch om gek van te worden? Uit onderzoek blijkt dat 42 procent van de werknemers vindt dat de dagelijkse stroom e-mails afleidt van hun eigenlijke taken. Maar stoppen met mailen, hoe doe je dat?
De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) vroeg 500 Nederlanders die op kantoor werken naar hun aantal ontvangen e-mails en hoe ze daarmee omgaan. Het beantwoorden van al die mailtjes maakt werken er niet leuker op.
Tweeëndertig procent van de ondervraagden geeft aan dat de grote e-mailstroom bij hen tot stress leidt. Die hoeveelheid stress neemt toe naarmate men meer tijd kwijt is aan het beantwoorden van e-mail: 53 procent van de ondervraagden die er dagelijks 2 uur of meer aan besteedt, zegt dat dit tot stress leidt. 11 procent ervaart zelfs veel stress.
50 tot 100 mailtjes
Niet zo gek, gezien de hoeveelheid tijd die het verwerken van e-mails van de werkdag afhapt. Van de ondervraagden zegt 39 procent er 1 tot 2 uur per dag mee bezig te zijn. Een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen. Leidinggevenden zijn meer tijd dan gemiddeld kwijt aan de e-mailstroom. Een kwart van hen ontvangt per dag 50 tot 100 nieuwe mailtjes.
Maar hoe lastig al die mailtjes ook zijn, 90 procent van de ondervraagden heeft de e-mailmeldingen gewoon aanstaan. Ook blijft de werk-inbox buiten kantooruren niet ongelezen. Een kwart van de ondervraagden ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook ’s avonds en in het weekend.
E-maildieet
Hoe moeten we de stortvloed aan e-mail beteugelen? En hoe houden we onszelf tegen als we toch even onze inbox willen bekijken?
Kim Spinder, initiatiefnemer van de beweging ‘We quit mail’, organiseert aanstaande maandag het Nationale E-maildieet ter inspiratie. Een week lang proberen bedrijven uit hoe het is om minder snel naar mail te grijpen als communicatiemiddel. ,,Het is een beetje afkicken van het mailen. Met elkaar bekijk je hoeveel tijd je er normaal aan kwijt zou zijn’’, zegt Spinder.
Leuk hoor, minder e-mailen, maar die inbox blijft intussen vollopen. Hoe pakken we dit aan? ,,Dit is eigenlijk een inkopper, maar denk vooral bewust na: denk bij iedere e-mail, moet ik dit wel sturen? Voor elke e-mail krijg je er namelijk vaak weer twee terug. Voor je het weet, heb je twintig mailtjes heen en weer gestuurd. Dat kost enorm veel tijd.’’
Begin je dag niet met het checken van je e-mail, dan ben je reactief aan het werken naar de plannen van een ander.
Wie het toch wel spannend vindt, zo zonder mail, kan klein beginnen. ,,Bekijk je e-mail minder, bijvoorbeeld maximaal twee keer per dag. En begin je dag ook niet met het checken van je e-mail, dan ben je reactief aan het werken naar de plannen van een ander. Doe eerst de taken die je zelf wil doen, en begin dan pas aan je e-mail. Zet ook de e-mailnotificaties op je computer en telefoon uit, anders raak je alsnog afgeleid.’’
De ware durfal kan zichzelf een limiet opleggen. ,,Je kan met jezelf afspreken dat je bijvoorbeeld maar vijf e-mails per dag mag versturen. Dat is zo weinig, dat het je prikkelt goed na te denken over wat je echt moet versturen en wat niet.’’
Afspraken
Ook is het belangrijk dat er afspraken gemaakt worden over de communicatie binnen het bedrijf. ,,Wanneer iemand snel een reactie verwacht, maar jij minder probeert te mailen, kan dat onhandig zijn. Maak vooral afspraken met elkaar over wanneer je een antwoord kan verwachten, en wat je doet als het een spoedgeval is. Vaak kan je dan beter bellen of even langslopen.’’
Er zijn tegenwoordig ook goede alternatieven voor taken die nu door middel van e-mail afgehandeld worden. ,,Bekijk met elkaar waar je de mail het meest voor gebruikt. Deel je bijvoorbeeld vaak bestanden, dan kan dat handiger door bijvoorbeeld alles online beschikbaar te maken. Als je veel overlegt over de agenda, kan je Trello proberen. Daarmee kan iedereen activiteiten inplannen en afvinken zonder dat je elkaar steeds hoeft te vragen of iets al gedaan is. Ook dat scheelt een hoop mailtjes.’’
Bekijk ook onze videoserie De Succesminuut: Geen mail terug? Dat ligt aan jezelf
Wil je wekelijks de leukste artikelen op het gebied van werk en carrière ontvangen, abonneer je dan op onze nieuwsbrief!
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
Recordgroei voor detailhandel, terwijl roep om personeel toeneemt
De Nederlandse detailhandel kende in het eerste kwartaal een recordomzetgroei. Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) is de enorme groei vooral te danken aan het feit dat er in de vergelijkbare periode vorig jaar nog sprake was van een lockdown waarin veel winkels de deuren tijdelijk gesloten moesten houden. Intussen kampen winkeliers door het toenemende gebrek aan personeel wel weer met nieuwe problemen. -
Energierekening
Ad: ‘Ik heb zelf ventilatoren onder de radiator geklikt voor optimale verwarming’
Hoeveel geld besteed jij aan energie in huis? Hoe probeer je de kosten omlaag te brengen? Deze vragen stellen we elke week aan een Nederlander. Vandaag: Ad Voermans (66) uit Rijen, bij Breda. -
PREMIUM
Architect Bas ging ‘out’ na val in eigen zwembad en moest baan opgeven
Twee jaar werkte Bas Beumelhof (52) bijna dag en nacht aan het ontwerp en de uitvoering van de ‘nieuwe’ Boetzelaer. Het resultaat verdiende een feestje, maar uitgerekend tijdens de officiële opening viel de architect in zijn ‘eigen’ zwembad vanuit het niets op zijn achterhoofd. Het was een enorme klap met grote en onverwachte gevolgen. Breumelhof is niet langer bouwkundige, maar zwembaddirecteur. -
5
Werk jij liever thuis omdat je daar productiever bent? ‘Gaat om meer dan je to-dolijst afstrepen’
Een goede verstandhouding met collega’s, leidinggevenden of klanten maakt je werkdag niet alleen plezieriger, maar zorgt er ook voor dat je meer gedaan krijgt. Mirjam Wiersma, auteur van twee boeken over zakelijk flirten, vertelt hoe je jezelf op de kaart zet en mooie relaties opbouwt met anderen. Deze keer: een intern netwerk. -
Ook in Nederland groeit vraag naar menstruatieverlof: ‘Belachelijk dat het zo lang duurt’
In Spanje krijgen vrouwen met ernstige menstruatieklachten binnenkort het recht om elke maand minstens drie dagen ziekteverlof te nemen. Ook in Nederland groeit de vraag naar zo'n verlof, maar daar is nog geen zicht op. ,,Het is belachelijk dat het zo lang duurt.”
-
Video
Geen email terug? Zó krijg je wel snel antwoord
Zeventig keer per dag bekijkt de gemiddelde werknemer zijn of haar e-mail. En tóch krijg je geen mail terug! In de Succesminuut geeft Charlotte van 't Wout (carrièrecoach en onze columnist) wekelijks tips over werk. Dit keer drie tips om een snelle reactie op je mail uit te lokken. -
2
Zo zet je gezichtsherkenning en vingerafdrukscanner van je telefoon snel uit
Je smartphone ontgrendelen met je gezicht of vingerafdruk klinkt veilig, maar in geval van nood kan het juist een beveiligingsrisico zijn. Iemand kan onder dwang je gezicht scannen of onopgemerkt je vingerafdruk bemachtigen. Gelukkig kun je dit voorkomen. -
Salaris
Stefan (31): ‘Je kunt bij ons niet zeggen: ik wil er honderd euro bij’
Hoeveel verdien je? Dat vragen we elke week aan een Nederlander. Vandaag: Stefan (31) werkt 36 uur bij defensie. Hij ondersteunt vliegoperaties en geeft leiding.