Volledig scherm
foto ter illustratie © Thinkstock

Zwolle bant moeilijke woorden uit brieven

Eenvoudiger, overzichtelijker en vriendelijker. De gemeente Zwolle zet het mes in de gemeentelijke standaardbrieven. Een speciaal Versimpelteam neemt de correspondentie onder de loep om het gemeentelijk jargon er zo veel mogelijk uit te slopen.

Het is ingesteld na een motie van de gemeenteraad in 2016. De raad stelde vast dat gemeentelijke brieven doorspekt zijn met jargon en dat dat mensen afschrikt. De opdracht was om daar samen met maatschappelijke organisaties verandering in te brengen. Daar is nu een begin mee gemaakt, als eerste bij de afdeling Vordering en Verhaal waar zo'n 200 verschillende standaardbrieven in de omloop zijn.  

Vordering

Tot nu toe waren daar zinnen als deze in te vinden: 'Uit onze gegevens blijkt dat de afdeling inkomensondersteuning van de gemeente Zwolle nog een vordering op u heeft. U dient het saldo van de vordering binnen twee weken te voldoen.' Maar ongeveer 40% van de mensen snapt zo'n tekst niet (helemaal). Daarom wordt het voortaan: 'U heeft een bedrag van X euro openstaan bij de gemeente Zwolle omdat u een betaling heeft gemist. Wat te doen?'

,,Uitdrukkingen als 'u dient' of 'thans' kunnen écht niet meer'', zegt Gerda van de Bunt van het Versimpelteam. Vereenvoudigen kent echter wel z'n grenzen, want de teksten moeten juridisch gezien wel correct blijven. ,,Daarom kijkt er ook een jurist mee. Soms ontkom je niet aan moeilijke begrippen maar we leggen ze wel uit, zoals de 'inkomensafhankelijke toeslag'. We zeggen er nu bij dat dat een extraatje is voor bijzondere uitgaven.''

Uitnodigend

Naast het woordgebruik is ook de toon van van de brieven veranderd. Minder autoritair, meer uitnodigend om 'samen te zoeken naar oplossingen'. Van de Bunt: ,,We willen meer uitgaan van gelijkwaardigheid.'' Voortaan staan er namen en rechtstreekse telefoonnummers in brieven. ,,Dat is ook voor het team een omschakeling: zij zullen vaker direct contact hebben met de ontvangers van brieven. Ze hebben daarvoor een cursus mediation met gesprekstechnieken gevolgd.'' 

Pictogrammen

Ook staat voortaan onderaan de brief een tijdlijn met pictogrammen waardoor de ontvanger makkelijker kan zien waar hij in het 'proces' zit en wat hem te doen staat. Met hulp van studenten van kunstacademie ArtEZ wordt gekeken of nog meer handigheidjes mogelijk zijn. 

De gemeente neemt de komende tijd ook de correspondentie van andere gemeentelijke afdelingen onder de loep, plus het taalgebruik op de website. Van de Bunt: ,,Het is belangrijk dat we in al onze uitingen hetzelfde taalgebruik hanteren.''

  1. Burgemeester Zwolle kon niet anders: ‘Intocht is geen risicowedstrijd’
    PREMIUM

    Burgemees­ter Zwolle kon niet anders: ‘Intocht is geen risicowed­strijd’

    Gewonden of kritiek achteraf. Dat was het dilemma waar burgemeester Henk Jan Meijer zaterdag in Zwolle voor stond. Op het laatste moment verbood hij een demonstratie tegen Zwarte Piet. Door de dreiging van een grote groep hooligans kon hij de veiligheid niet meer garanderen. ,,Uiteindelijk wint de politie een confrontatie wel. Maar dan vallen er gewonden. Dan voer ik nu liever een gesprek over een demonstratieverbod.” Meijer wil het gesprek aan gaan over de verschijningsvorm van Zwarte Piet.

In samenwerking met indebuurt Zwolle